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Handbuch Sekretariat und Office Management

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Handbuch Sekretariat und Office Management

Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

Maria Akhavan, Angelika Rodatus

Gabler Verlag 2008, 592 Seiten. 69,90 Euro

Die Anforderungen an Sekretärinnen und Assistentinnen sind in den letzten Jahren
kontinuierlich gestiegen. Das betrifft zum einen den Umgang mit den neuen Medien, zum
anderen aber auch die vielfach neu hinzugekommenen verantwortungsvollen Aufgaben
der Sekretärin oder Assistentin in den Unternehmen, z. B. aktive Chefentlastung oder
Projektmanagement. Sekretärinnen und Assistentinnen, die diese neuen Anforderungen
erfolgreich meistern wollen, finden in diesem Nachschlagewerk komprimiertes Experten-
wissen, Erfahrungen und Antworten auf die wichtigsten Fragen aus der Sekretariatspraxis.
Die Herausgeberinnen haben das Know-how 32 namhafter Autorinnen und Autoren, alles
ausgewiesene Spezialisten in ihren Themenbereichen, zusammengetragen.
Das Kompendium bietet den Leserinnen und Lesern die besten Anregungen und aktuelle
Tipps für einen erfolgreichen Office-Alltag.

Inhalt

Teil 1: Büroorganisation - von Arbeitsplatzorganisation bis Informationsmanagement
Teil 2: Korrespondenz - Von Geschäftsbriefen nach DIN 5008 bis Protokollführung
Teil 3: Chefentlastung - von Terminmanagement bis Entscheidungsvorbereitung
Teil 4: Kommunikation - von Interkultureller Kompetenz bis Konfliktmanagement
Teil 5: Assistenz im Management - von Projektmanagement bis Führungswissen
Teil 6: Selbstmanagement - von Zeit- und Prioritätenmanagement bis Selbstmotivation

Quelle: Text des Verlages 

 

Maria Akhavan ist Chefredakteurin der Fachzeitschrift working@office, dem größten
deutschsprachigen Fachmagazin für Sekretärinnen und Assistentinnen.

Angelika Rodatus, Diplom-Kauffrau, hat als Chefredakteurin lange Jahre einen
Sekretärinnen-Newsletter betreut. Heute ist sie als freie Journalistin und Autorin im Bereich
Wirtschaft und Office-Management tätig.

Brigitte Jahn, Mitautorin, ist freiberuflich Tätigkeit als Trainerin, Coach und Unternehmensberaterin für mittelständische Betriebe. Sie hat sich spezialisiert auf Unternehmer, Fach- und Führungskräfte und alle, die sich selbst besser organisieren wollen.

 

 


Leserrezension von Beate Beckmann

Vorbei sind die Zeiten von quirligen, Kaffee kochenden Sekretärinnen à la Fräulein Ingeborg (Liselotte Pulver) in „Eins, zwei, drei“. Heute sind diese Frauen entscheidungskluge Management-Partnerinnen, die immer mehr zur Beraterin und zum Coach ihres Chefs werden. „Die Sekretärin ist der Motor für kluge und schnelle Entscheidungen.“ So umreißen die Herausgeberinnen die Aufgaben, denen sich die Sekretärinnen und Assistentinnen heute stellen. Deshalb diese 1 ¼ kg geballte Ladung moderner Chefentlastung. Und damit auch sprachlich die Aufwertung der neuen anspruchsvollen beruflichen Tätigkeiten deutlich wird, tragen zehn der 32 Beiträge das Wort „Management“ in ihrem Titel.

An wen richtet sich das Buch? Die Herausgeberinnen wenden sich an engagierte und begeisterte Sekretärinnen und Assistentinnen, um ihnen zu helfen, ihre Tätigkeit immer wieder neu zu definieren, um mitzuwachsen und unermüdlich dazuzulernen. Mittelbar richtet es sich möglicherweise auch an TrainerInnen, die einen Eindruck davon erhalten, wie KollegInnen ihre (Seminar-)Themen präsentieren.

Auf fast 600 Seiten liefern 32 Kolleginnen und Kollegen rund um das moderne Officemanagement ihre Beiträge. So mancher Name taucht auch regelmäßig als AutorIn in working@office und als TrainerIn in den Veranstaltungen des Verlages auf.

Der Inhalt des Buches ist in sechs große Themenbereiche der beruflichen Kommunikation gegliedert:

  • Büroorganisation
  • Korrespondenz
  • Chefentlastung
  • Kommunikation
  • Assistenz im Management
  • Selbstmanagement

Kommen wir zu der Frage, ob dieses Format neu ist und der Inhalt dem Arbeitstempo und den Herausforderungen dieser Mitarbeitergruppe entspricht.

Für mich als Trainerin sind viele der dargestellten Aspekte bekannt und ich vermute auch für zahlreiche Bürofachfrauen. Als ich vor gut zehn Jahren begann, mit Sekretariatskräften zu arbeiten, kaufte ich das Sekretariatshandbuch aus dem Dudenverlag. Und siehe da – auch damals schon gab es Ausführungen zum „Return on Investment“ oder zum „Cashflow“. Neu sind zeitgemäße Themen wie „Interkulturelle Kompetenz“ oder „Moderierte Meetings gewinnen immer“ oder der Beitrag von Petra Lumblatt zum Managementwissen mit Ausführungen zu „Balanced Scorecard“ oder „Kaizen“.

Die Vielfalt der Arbeiten und die qualitative Unterschiedlichkeit der Autorinnen und Autoren erinnert mich an eine Sampler-CD Marke „Best of ...“. Auch hier finden sich gelungene aussagekräftige Beiträge („Controlling-Wissen für Sekretärinnen, „Management-Wissen...“, „Projektmanagement“), aber auch solche, die wenig Aufschlussreiches mitteilen.

Ich hätte mir gewünscht, dass die Aufsätze inhaltlich mehr von Seiten der Herausgeberinnen begleitet worden wären. Denn Redundanzen gibt es zuhauf sowohl zwischen in den Artikeln als auch innerhalb der Beiträge. So findet sich der Appell, auf sprachliche Weichspüler zu verzichten („vielleicht“, „versuchen“,...) sowohl im Artikel zur Gesprächsführung, als auch im Beitrag zum Selbstmarketing. Ähnliche Redundanzen lassen sich in den Korrespondenzbeiträgen finden. Nach meinem Dafürhalten hätten einige hundert Gramm Gewicht weniger dem Oeuvre gut zu Gesicht gestanden, Lean Management eben auch hier.

Dennoch finde auch ich immer wieder Punkte, die pfiffig und überzeugend sind – wie beispielweise die Idee mit der zu verfassenden Lobrede oder dem Zwischenzeugnis – und ich überlege, sie in meine Arbeit zu integrieren.

Ein Plus wären für mich Quellen- und Literaturangaben zu den dargestellten Themen gewesen. Die gibt es jedoch nicht.

Lohnt sich nun die Investition von knapp 70 Euro? Nun, ein Jahresabo der erwähnten Fachzeitschrift, ebenfalls aus dem Gabler-Verlag, beträgt 92 Euro. Meine Empfehlung: Zunächst mit einem Probeabonnement für zwei Ausgaben zu starten und danach zu entscheiden, ob nicht auch das regelmäßig erscheinende Magazin mit aktuellen Terminvorschlägen, Angeboten und Produktinnovationen die engagierte Fachkraft auf dem aktuellen Stand hält.

Beate Beckmann
Trainieren mit Profil
http://www.trainieren-mit-profil.de/

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