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Professionelle Trainer-Mobilität: Mein Büro ist da, wo ich bin (1)

Peter Arndt Foto2017

Professionelle Trainer-Mobilität

Mein Büro ist da, wo ich bin (1)

Peter Arndt

Gotthold Kleinebecker ist als Trainer sehr gut gebucht. Für seine Auftraggeber leistet er jährlich ca. 120 Seminartage, für die er in ganz Deutschland unterwegs ist. Zusammen mit An- und Abreisetagen ist er jedes Jahr 180 Tage unterwegs. Sein Problem, das viele Trainer kennen: Obwohl er häufig auf Reisen ist, muss sein Betrieb weiterlaufen. Für eine Vollzeitsekretärin reicht die Arbeit nicht und mit verschiedenen Teilzeitkräften die er in der Vergangenheit hatte, lief es nicht so gut. Jetzt sucht er nach einer neuen Lösung.

Seine Idee: Ein mobiles Büro muss her! Auf den ersten Blick eine einfache Angelegenheit: Schnell ein Notebook oder einen Tablett-PC gekauft und schon ist er als Trainer uneingeschränkt mobil.

Wenn Sie sich bereits mit mobilen Bürolösungen beschäftigt haben, wissen Sie vielleicht, dass es doch nicht ganz so einfach ist. Begleiten wir Gotthold Kleinebecker in dieser Artikelserie auf seiner Reise zum mobilen Büro. Gotthold Kleinebecker ist übrigens eine erfundene Trainerfigur. Jegliche Ähnlichkeit mit lebenden Trainern ist Absicht.

Kleinebeckers Weg zur Mobilität umfasst fünf Schritte. Vom Prozessdenken im Trainerbüro über notwendige Vorbereitungen und Grundlagen, bis hin zur Trainingsreise mit den Stationen „Vor der Reise”, „Unterwegs” und „Nach der Reise”.

Checklisten – zum „Überleben“ wichtig

Es war am 30. Oktober 1935. Und es ging um sehr viel Geld. Die US Army veranstaltete einen Flugwettbewerb zwischen den Herstellern, die sich um den Auftrag für die nächste Generation Langstreckenbomber beworben hatten. Eigentlich stand der Sieger bereits fest. Das Boeing Modell 299 hatte alle bisherigen Konkurrenten ausgestochen. Die Maschine konnte fünf Mal so viel Bomben tragen, wie verlangt war. Sie flog schneller als alle vorherigen Modelle und doppelt so weit. Der Flug wurde als reine Formsache betrachtet; die Army wollte mindestens 65 Flugzeuge bestellen.

Die beeindruckende Maschine mit ihrer Spannweite von 32 Metern und den vier Triebwerken unter den Tragflächen, rollte zum Start. Das Flugzeug brauste die Startbahn entlang, hob sanft ab und stieg steil in den Himmel. In 100 Meter Höhe kam es zum Stillstand, neigte sich auf eine Seite und explodierte in einem Feuerball. Zwei der fünf Besatzungsmitglieder kamen dabei ums Leben, unter ihnen der Pilot.

Eine Untersuchung ergab, die Absturzursache war ein Pilotenfehler. Das neue Flugzeug war wesentlich komplexer als alle vorhergehenden. Der Pilot war so sehr mit der Steuerung beschäftigt, dass er einige wesentliche Handgriffe vergaß. Eine Zeitung schrieb damals, es sei „zu viel Flugzeug für einen Mann“. Boeing verlor den Auftrag und ging beinahe bankrott.

Zu Testzwecken kaufte die Army dennoch einige Maschinen und überließ diese ihren Testpiloten. Diese waren überzeugt, das Flugzeug sei trotz der Komplexität von einem normalen Piloten zu fliegen. Sie wussten nur noch nicht, wie. Nach vielen Besprechungen präsentierten die Testpiloten eine genial einfache Lösung: Sie erstellten eine Checkliste für Piloten. Diese enthielt alle nötigen Handgriffe (in der richtigen Reihenfolge) um das Flugzeug sicher zu fliegen. Die Armee bestellte letztendlich fast 13.000 Flugzeuge und sicherte sich damit die Lufthoheit im zweiten Weltkrieg. Mit der Checkliste in den Händen flogen Piloten anschließend über eine Million Meilen ohne einen einzigen Unfall.

Bis heute arbeiten alle Piloten – nicht nur die des Militärs – mit Checklisten, um Passagiere weltweit sicher ans Ziel zu befördern.

Warum dieses martialische Beispiel, dass vielen friedliebenden Kolleginnen und Kollegen sicherlich nicht gefallen wird? Wenn es darauf ankommt, können Checklisten tatsächlich überlebenswichtig sein. Und das betrifft auch uns, wenn von unserer Arbeit unsere Existenz abhängt, nicht wahr?

Auch im Trainingsalltag gibt es viele komplexe und wichtige Vorgänge. Denken Sie z.B. an folgende Situation: Das nächste Seminar steht an. Sie stehen vor Ihrem Fahrzeug und packen. Was nehmen Sie mit? Haben Sie eine Checkliste mit dem notwendigen Material – die Sie auch jemandem in die Hand drücken könnten, so dass er das für Sie zusammenstellt? Oder packen Sie ein, was Ihnen gerade einfällt nach dem Motto: „Wenn etwas fehlt; ich bin Profi. Ich komme mit der Situation auch so zurecht.”?

Checklisten generieren Zusatzeinkünfte

Oder, eine weitere Alltagssituation des Trainerlebens: Das Seminar ist zu Ende. Wie werden die Teilnehmer in der Folge betreut? Wie generieren Sie Zusatzeinkommen nach Ende des Seminars? Gar nicht? Irgendwie? Oder nach Plan und Ihrer Checkliste Seminarbetreuung?

Alle genannten Möglichkeiten sind o.k., wenn die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen. Vielleicht stellen Sie sich jetzt die Frage: „Benötige ich das für mein Trainingsunternehmen wirklich? Es geht doch auch so.“

Doch wenn Sie grundsätzliche Abläufe in Ihrem Unternehmen nicht geklärt und dokumentiert haben, hilft Ihnen ein mobiles Büro nicht entscheidend weiter. Sie schaffen damit nur die Möglichkeit, das „Büro-Chaos” mit auf die Reise zu nehmen!

Systematisches Arbeiten spart Zeit

Bleibt die Frage nach dem Zeitaufwand für diese Art der Systematisierung. Sicherlich benötigt die Umsetzung etwas Zeit. Doch mit jeder neuen Checkliste, ergibt sich eine positive Rückkopplung auf ihr gesamtes Unternehmen. Die positive Rückkopplung entsteht dann, wenn Wirkung und Rückwirkung sich gegenseitig verstärken. So bringt beispielsweise eine Seminarpackliste Zeitersparnis beim Packen, Sicherheit und bessere Ergebnisse.

Die Zeitersparnis kann dazu genutzt werden, weitere Abläufe zu ordnen und dokumentieren, die ebenfalls wieder zu einer Zeitersparnis führen. Mit der gewonnenen Sicherheit und Zeit haben Sie im Training den Kopf frei für Ihre Teilnehmer, was zu besseren Feedbacks führt. Einmal in Gang gesetzt, nimmt die Systematisierung Fahrt auf und hilft Ihnen, täglich noch besser zu werden.

Der gegenteilige Effekt, also eine negative Rückkopplung, lässt sich ebenfalls beobachten. Manchen Trainern fehlt beispielsweise die Zeit, Interessentenanfragen zeitnah zu bearbeiten, da eine entsprechende Ablaufroutine fehlt. Dies führt zu Auftragsverlusten, die wiederum zusätzlichen Zeitaufwand in der Akquise erfordern, so dass die ohnehin knapp bemessene Zeit noch weniger wird. Durch die nun abermals verringerte Zeit, können weitere Interessentenanfragen nicht zeitnah beantwortet werden. Und so weiter ... Ein Teufelskreislauf entsteht.

Was kann man dokumentieren

Hier einige Anregungen für dokumentierbare Abläufe im Trainerleben:

  • Interessentenanfragen:
    Wie reagieren wir? In welcher Zeit?
  • Kundengewinnung:
    Was ist von uns wann zu tun?
  • Seminarmaterialverwaltung:
    Was ist wo zu finden? Wie funktioniert die Nachbestellung, wenn etwas aus ist?
  • Seminarunterlagen:
    Wie und wo werden Texte gespeichert? Wie werden Handouts erstellt?

Was fällt Ihnen selbst dazu noch an Abläufen in Ihrem Berufsalltag ein, die sich immer wieder wiederholen?

Eine kostenlose Anleitung zur Erstellung Ihrer eigenen Checklisten erhalten Sie von uns zugesandt, wenn Sie uns hier Ihre Mailadresse mitteilen: www.orgasysteme.de/mobiles-buero

Checklisten kann man delegieren

Zurück zu Gotthold Kleinebecker. Nachdem er die ersten Checklisten für seine Arbeit als Trainer erstellt hat, macht er eine interessante Beobachtung. Er kann nun die Erledigung von Arbeiten delegieren. Anstatt sich nach jedem Training um das Material für die nächste Veranstaltung selbst zu kümmern, oder sich unterwegs in einer Seminarpause damit zu beschäftigen, wird dies jetzt von Angestellten (Praktikant, Minijober, Teilzeitkraft etc.) erledigt. So hat er zusätzliche Zeit für sich, seinen Erfolg und seine Familie gewonnen.

In den weiteren Beiträgen dieser Serie im TrainerJournal erfahren Sie, welche Vorbereitungen Gotthold Kleinebecker für sein (mobiles) Büro trifft. Lesen Sie, wie er mit den verschiedenen Betriebssystemen umgeht, welche Apps und Programme er einsetzt, wie er seine Erreichbarkeit sicherstellt (oder auch seine Nicht-Erreichbarkeit) und welches Tool ihn auf jeder Reise begleitet.

Der Autor: Peter Arndt

Peter Arndt ist Berater und Trainer seit 1996. Schwerpunkt seiner Arbeit sind Organisationssysteme für Menschen und Unternehmen mit dem Ziel deutlicher Produktivitätssteigerung mit weniger Aufwand.

www.orgasysteme.de  

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