Frank-Michael Rommert Frank-Michael Rommert

So nutzen Sie die MAPPEI-Methode für Ihr Zielmanagement

Intelligentes Büromanagement mit der MAPPEI-Methode

Frank-Michael Rommert

In den letzten Teilen meiner Ordnung-ohne-Stress-Serie habe ich Ihnen verraten, wie Sie Ihr aktuelles Papierchaos in den Griff bekommen und Ihre laufenden Projekte mit Hilfe der MAPPEI-Methode umsetzen. Sie haben Projektmappen angelegt und sie den entsprechenden Ordnungsboxen zugeordnet. Diese zeigen Ihnen nun, in welche Zusammenhänge Sie aktuell involviert sind. Doch welche Visionen und Ziele verbinden Sie mit diesen Projekten? Wo wollen Sie als Trainer noch hin? Die MAPPEI-Methode eignet sich optimal dazu, sich über diese Aspekte klar zu werden.

Die Organisationsmittel, die sich am besten eignen, um berufliche und private Ziele und Aufgaben (To-do-Punkte) rasch zu erfassen und zu steuern, sind die sogenannten Memoblätter und Memory-Boards. Zwar glaube ich nicht, dass sich das Leben durchgängig gemäß der eigenen Ziele entfaltet. Andererseits hilft komplette Planlosigkeit auch nicht weiter. Denn wer keine eigenen Ziele verfolgt, der lässt sich – zunächst oft unbewusst – vor den Karren anderer spannen.
Legen Sie also im ersten Schritt Zielkategorien fest. In meinem Fall hat sich zum Beispiel folgende Unterscheidung bewährt: Langfristziele, Jahresabschnittsziele, Wochenziele, Tagesziele.

Langfristziele

Bei einem Unternehmen geht es auf dieser Ebene um strategische Ziele. Auch für Sie als Trainer ist die Strategie ganz maßgeblich, um sich als Einzelkämpfer gegen die Konkurrenz durchzusetzen. Machen Sie sich also Gedanken über Ihre Langfristziele: Wohin möchte ich mich beruflich entwickeln? Was ist mir im Leben letztlich wichtig? Welche Werte steuern mein Handeln, und woran kann am Ende meines Lebens ersichtlich sein, dass mir diese Werte wichtig waren? Für die wichtigsten Rollen und Verantwortungen können Sie nun je ein Memoblatt anlegen, auf dem Sie Ihre Langfristziele notieren. So kann sich ein Memoblatt beispielsweise um Ihre finanziellen Ziele drehen: Wo wollen Sie stehen, wenn Sie als selbstständiger Trainer eines Tage aus dem Berufsleben aussteigen? Ein weiteres finanzielles Langfristziel könnte auch sein, zum Zeitpunkt xy das Haus abbezahlt zu haben.

Jahresabschnittsziele

Das Jahr ist die zweite Zielkategorie. Ich unterteile es beispielsweise in mehrere Abschnitte – so wird es für mich überschaubarer. Diesen Abschnitten ordne ich Ziele zu, die ich dann auch innerhalb dieser Zeit erreichen möchte. Dabei handelt es sich einerseits um berufliche Projekte, andere Ziele sind aber auch
privater Natur (Feste feiern, Besuche von Freunden, aber auch finanzielle Ziele wie „den kleinen Kredit abbezahlen“ und so weiter). Außerdem gibt es noch Ziele wie „Unterlagen für Steuererklärung aufbereiten“, die ebenfalls erledigt werden müssen und einem bestimmten Jahresabschnitt zugeordnet werden. Nun nehme ich mir eine Auszeit, ein freies Wochenende zum Beispiel, in der ich ganz bewusst die Langfristziele durchgehe: Sind noch alle aktuell? Kommt etwas dazu? Fällt etwas weg?

Danach sehe ich mir die Ziele des vergangenen Abschnitts nochmals an: Was lief gut? Warum? Was hätte besser laufen können? Warum? Bei Bedarf übertrage ich nicht erledigte Ziele auf den nächsten Jahresabschnitt. Unter Berücksichtigung der Langfristziele lege ich Ziele der zwei, drei nächsten Abschnitte fest und überarbeite bereits eingetragene Ziele. Die Vorhaben des unmittelbar vor mir liegenden Jahresabschnitts nehme ich in näheren Augenschein. In der Regel entstehen dabei viele gute Ideen.

Wochenziele

Die Woche ist die Zielkategorie, in der sich die Notwendigkeiten des Tagesgeschäfts einordnen lassen, ohne die langfristigen Ziele aus den Augen zu verlieren: Der Blick auf die Woche schafft Distanz zum aktuellen Termindruck, denn er fällt auf überschaubare Aufgaben, die mich meinen langfristigen Zielen ein Stück näher bringen können. Damit dies auch funktioniert, sollten Sie sich einmal pro Woche etwas Zeit nehmen, um sich die Ziele des aktuellen Jahresabschnitts anzuschauen. Alle Aufgaben, die ich in der kommenden Woche erledigen möchte, schreibe ich jetzt auf je ein Memoblatt und stecke sie in je eine Tasche des Wochen-Boards. Manchmal enthält auch das Memory-Board mit den Jahresabschnittszielen ein Memoblatt, das ich einfach in das Wochen-Board umstecken kann.

Der Einsatz eines Wochen-Boards bringt folgende Vorteile:

  • Es liefert einen guten Überblick über die geplanten Aufgaben. 
  • Es hilft dabei, im täglichen Ansturm neuer Möglichkeiten und scheinbarer Notwendigkeiten den Blick auf die wichtigen Dinge – die letztlich aus den langfristigen Zielen abgeleitet sind – nicht zu verlieren. Dadurch kehrt Ruhe ein. 
  • Die ausgewählten Tagesaufgaben arbeite ich konsequenter ab, weil ich sehe, was noch ansteht: Würde ich meine Tagesaufgabe heute nicht erledigen, dann würden sich die anderen Aufgaben stauen.

 

Tagesziele

Wer auf sinnvolle Begrenzungen verzichtet, läuft Gefahr, kein Ende zu finden. Gerade selbständige Trainer neigen dazu, denn die Konkurrenz auf dem hart umkämpften Trainermarkt schläft nicht. Um abends nicht darüber nachgrübeln zu müssen, ob Sie alles, was heute an wichtigen Aufgaben zu erledigen war, auch tatsächlich erledigt haben, können Sie ein Tages-Board nutzen. Darauf stecken Sie Karten der Aufgaben, die heute auf jeden Fall erledigt werden müssen. Es ist sinnvoll, die Plätze zu begrenzen, zum Beispiel auf zwei, da man im Allgemeinen dazu neigt, die Möglichkeiten eines Tages zu überschätzen – und sich viel zu viel vorzunehmen. Wenn Sie jeden Tag zwei von insgesamt zehn Wochenzielen erreichen, haben Sie nach fünf Tagen alle zehn Wochenziele erfüllt – eine gute Sache, die sich zugleich auch ziemlich gut anfühlt.

Buchtipp

Ordnung ohne Stress

FRANK-MICHAEL ROMMERT: Ordnung ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode, 224 Seiten, 29,90 EURO
ISBN: 978-3-86936-051-5 .

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Der Autor:

Frank-Michael Rommert ist Verleger der Bücher zur UPTODATE-Offensive für erfolgreiche Unternehmensführung. Die Unterlagen seines Büros organisiert er seit Jahren mit MAPPEI. Als Buchproduzent bewältigt er damit erfolgreich ganze Papierberge. Detailinformationen zur MAPPEI-Methode erhalten Sie unter:  www.mappei.com.

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