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Teilnehmerbetreuung mit einfachen Mitteln organisieren

Viele nützliche Funktionen einer Kundendatenbank wie SummitCRM lassen sich auch für die Organisation von Trainings und Veranstaltungen nutzen.

Im einfachsten Fall legen Sie die Teilnehmer eines Seminars als Kontakte an. Mit der Importfunktion oder einem Anmeldeformular auf Ihrer Webseite geht das rasch und unkompliziert. Damit sind schon einmal alle wichtigen Teilnehmerdaten zentral beieinander und für alle Beteiligten im Zugriff.

Aber da geht noch mehr: Über eine Verteilerliste können Sie ohne großen Aufwand Unterlagen wie Handouts und Protokolle verteilen. Nutzen Sie dazu Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen und (im Unterschied zu Outlook) die Möglichkeit der persönlichen Anrede der Teilnehmer.

Mit der Kontakt-Chronik behalten Sie die Übersicht. Dokumentieren Sie Teilnehmerfragen und die Antworten an zentraler Stelle beim Kontakt. Besonders hilfreich ist hier die Mailablagefunktion. Setzen Sie bei Ihrer Antwortmail einfach SummitCRM in BCC und die Frage ist in der Chronik abgelegt. Sie und Ihr Team wissen so immer was mit dem einzelnen Teilnehmer besprochen ist.

Manche Anbieter von Trainingsprogrammen nutzen SummitCRM, um zwischen den Präsenzterminen die Korrektur von Hausaufgaben und Ausarbeitungen zu organisieren. Praktisch für die Koordination ist die Möglichkeiten, zu jedem Teilnehmer Aufgaben anzulegen und sich erinnern zu lassen. Die Dokumentation erfolgt in der Kontaktchronik.

Und das Beste zum Schluss: Mit jedem Auftrag, jeder Veranstaltung erweitert sich der Kreis an Kontakten, hinter denen potenzielle neue Aufträge stehen, ob direkt oder durch Weiterempfehlung. Halten Sie sich bei den ehemaligen Teilnehmern also in Erinnerung! Nutzen Sie die Kontaktdaten der Teilnehmer, bauen sie differenzierte Verteilerlisten auf und versenden Sie Wissenswertes in Form professioneller Emails oder Newsletter. Damit schaffen Sie auf einfache Weise und mit überschaubaren Aufwand die beste Grundlage für Ihren Vertrieb.

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