Frank-Michael Rommert

Ordnung ohne Stress (5)

Ihre Ablage mit der MAPPEI-Methode

Frank-Michael Rommert

In den letzten Ausgaben des TrainerJournals haben Sie die MAPPEI-Methode detailliert kennen gelernt: wie die ersten Schritte Ihrer Dokumenten-Umstrukturierung aussehen sollten, wie Sie eine intelligente Ablagestruktur entwickeln, Ihre Seminartermine, Angebotsverfolgung und Reiseplanung in den Griff bekommen und die MAPPEI-Methode für Ihr Zielmanagement nutzen. Dem ist noch eine wichtige Sache hinzuzufügen, damit Ihre Ablage besonders eindeutig wird: die Differenzierung. Besonders übersichtlich wird sie, je kleiner die Einheiten sind, die Sie für Ihre Unterlagen bilden. Das heißt, je differenzierter Sie ablegen, desto schneller finden Sie Ihre Dokumente.

Es gibt Unterlagen, wie zum Beispiel die Projektakten für Ihre Trainings, die Sie besonders häufig benötigen, während Sie auf andere Mappen in der Regel nur sehr selten zugreifen. Mappen, die Sie oft brauchen, sollten Sie in Griffnähe aufbewahren. Gute Orte dafür sind Rollcontainer, Sideboards oder Akten-Caddys. Mappen, die Sie nicht so häufig brauchen, bewahren Sie am besten in einem Schrank oder Regal auf, die sich nicht in
Ihrem Bürozimmer befinden müssen, sondern im Flur oder im Archiv stehen können.

Die Ablage nach Prozessphasen schafft Übersichtlichkeit

Neben der räumlichen Aufgliederung der Akten gibt es weitere Möglichkeiten der Differenzierung: die Unterteilung nach Prozessphasen zum Beispiel. Nehmen wir an, Sie bekommen eine Trainings-Anfrage, für die Sie ein individuelles Angebot ausarbeiten. Die Unterlagen zu diesem Angebot werden in Ordnungsmappen abgelegt, wobei jedes Angebot eine eigene Mappe bekommt, die dann in einer Ordnungsbox abgestellt wird. Sie wandert schließlich von einer Bearbeitungsphase zur nächsten:

1. Während der Phase, in der das Angebot erarbeitet wird, steht die Mappe hinter der Leitkarte „Angebote in Arbeit“.
2. Wurde das Angebot an den potenziellen Kunden geschickt, kommt es hinter die Leitkarte „Nachfassen“.
3. Wird aus dem Angebot ein Auftrag, wandert die Mappe hinter die Leitkarte „Aufträge in Arbeit“.
4. Ist der Auftrag schließlich erledigt, wird die Mappe archiviert.

Getting Things Done (GTD)– Wie Sie die Dinge geregelt kriegen

Eine Methode, die explizit darauf abzielt, produktiver und zugleich stressfreier zu arbeiten, ist das Getting Things Done – System (GTD) des US-Amerikaners David Allen. Es hilft dabei, den Überblick über die  potenziellen und laufenden Projekte  und Aufgaben zu behalten. Dies funktioniert über Listen, die von Hand oder per Software geführt und wöchentlich durchgesehen werden. Mit GTD können Sie Ihre Ablage wie folgt strukturieren und die einzelnen Rubriken mittels Leitkarten unterteilen:

• „Aktive Projekte“
• „Warten auf“
• „Vielleicht/Irgendwann“
• „Next Actions“
• „Referenzmaterial“

„Aktive Projekte“

Für Allen ist alles ein Projekt, was mehr als einen einzigen Schritt umfasst. Sobald Material anfällt, legen Sie für dieses Projekt eine Ordnungsmappe an. Wenn Sie aktiv an diesem Projekt arbeiten, kommt die Mappe in die Rubrik „Aktive Projekte“.

„Warten auf“

Bei manchen Projekten haben Sie etwas angestoßen und warten nun auf eine Reaktion. Sie selbst können nichts weiter tun, bevor nicht jemand anderes seinen Beitrag leistet. Zum Beispiel, wenn Sie auf die Zu- oder Absage eines potenziellen Kunden warten, aber nicht mehr nachfassen können, weil man sich sonst über Sie beschweren könnte. Stellen Sie die Mappe in diesem Fall in die Rubrik „Warten auf“. Dort geraten sie Ihnen bei der wöchentlichen Durchsicht immer in den Blick.

„Vielleicht/Irgendwann“

Bei vielen Ideen wissen Sie noch nicht, ob daraus ein Projekt wird. Für jede Idee können Sie eine eigene Mappe anlegen, in der Sie die Unterlagen sammeln, die Ihnen zu dieser Idee künftig zugehen. Wenn Sie sich irgendwann entscheiden, aus einer Idee ein Projekt zu machen, wandert die Mappe von der Rubrik „Vielleicht/Irgendwann“ hinter die Leitkarte „Aktive Projekte“.

„Next Actions“

Eine „Next Action“ besteht oft nur darin, jemanden anzurufen oder etwas zu besorgen. In dieser Rubrik können Sie daher sinnvollerweise Mappen mit folgenden Beschriftungen einordnen:

• Anrufen/Anschreiben
• Besorgen

Falls Sie mit einer Wiedervorlage arbeiten, können Sie diese Mappen auch dort einstellen, am besten ganz vorne.

„Referenzmaterial“

Zum Referenzmaterial zählen unterstützende Unterlagen, die weder zu einem der vorhandenen Projekte gehören, noch in die Rubrik „Vielleicht/Irgendwann“ fallen. Da Sie dieses Material nur sehr selten brauchen, bewahren Sie es am besten außer Sichtweite auf. In Ihrem Falle können das zum Beispiel Sonderdrucke von vergangenen Presseveröffentlichungen über Sie als Trainer sein, die Sie hervorholen, um einen Kunden von Ihrer Expertise zu überzeugen. Oder Fachmagazine mit Artikeln, die Sie veröffentlicht haben und nun für ein Kunden-Mailing nutzen möchten.
Fazit: In den vergangenen Ausgaben des TrainerJournals haben Sie einen detaillierten Einblick bekommen, wie Sie die MAPPEI-Methode  in Ihrem Arbeitsalltag als Trainer nutzen können. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und Varianten, Ordnungsmittel und Arbeitsweisen – welche für Sie als Trainer am effektivsten sind, können nur Sie selbst herausfinden.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen hilfreiche Tipps für ein strukturiertes und aufgeräumtes Arbeitsumfeld geben, in dem Sie – ganz nach dem Motto „Ordnung ohne Stress“ – nie wieder endlos nach wichtigen Unterlagen suchen müssen.
Weitere Informationen über die MAPPEI-Methode bekommen Sie unter www.mappei.de oder auf meiner Website zum Buch „Ordnung  ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode“ unter:
www.ordnung-ohne-stress.de

Buchtipp

FRANK-MICHAEL ROMMERT: Ordnung ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode, 224 Seiten, 29,90 EURO
ISBN: 978-3-86936-051-5 .

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Der Autor:

Frank-Michael Rommert ist Verleger der Bücher zur UPTODATE-Offensive für erfolgreiche Unternehmensführung. Die Unterlagen seines Büros organisiert er seit Jahren mit MAPPEI. Als Buchproduzent bewältigt er damit erfolgreich ganze Papierberge. Detailinformationen zur MAPPEI-Methode erhalten Sie unter: www.mappei.com.