Matthias Garten

7 Tipps für Multimediapräsentation

Geballtes Wissen in einer Nussschale

von Matthias Garten , smavicon Best Business Presentations *

Die Anzahl der PowerPoint-, Keynote- und multimedialen Präsentationen hat in den letzten fünf Jahren drastisch zugelegt. Die Gründe sind vielfältig. Sie liegen zum einen auf der technischen Ebene, der relativ „einfachen“ Bedienung der Präsentationsprogramme und zum anderen auf der psychologischen Ebene: Es macht Spaß, eine Präsentation (Motivation, Kreativität, Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten) zu erstellen und vermittelt das Gefühl, zu einer Gruppe von Menschen zu gehören, die am Puls der Zeit (Status, Zugehörigkeit) ist.

Im privaten Bereich, in dem mehr spielerisch mit diesen Dingen umgegangen wird, spielt es keine große Rolle, mit welchem Kenntnisstand die Präsentationen erstellt werden. Überall dort allerdings, wo es um eine positive Imagewirkung, einen nachhaltigen Wissenstransfer, einen umsatzstarken Verkauf, ein erfolgreiches Marketing oder auch wichtige Projekterfolge geht, ist es notwendig, sich intensiver mit der Präsentationstechnik und -erstellung zu beschäftigen – nicht nur auf der technischen Ebene, sondern auch auf der konzeptionellen, rhetorischen, gestalterischen und psychologischen Ebene. Aus meiner über 15-jährigen Erfahrung im Bereich Präsentationserstellung kann ich sagen, dass die technische Ebene meistens schnell gelernt und beherrscht werden kann. Dagegen lerne ich noch heute Tag für Tag auf den anderen Ebenen dazu.

Wenn Vorträge langweilen…

…liegt es nicht immer an einem vielleicht grundsätzlich trockenen Thema. Nichts ist schlimmer als ein langweiliger Vortrag - Sie kennen das sicherlich -, vor allem, wenn der Vortragende mit einschläfernder Stimme doziert. Noch schlimmer wird es, wenn dann noch textüberfüllte Präsentationsfolien hinzukommen. Gar grausig, wenn der Vortrag spannend beginnt und dann immer mehr abflacht. Haben Sie sich schon mal die Frage gestellt, was Sie nach einer Präsentation behalten haben, z. B. nach einer Woche oder sechs Monaten? Oder fragen Sie sich einfach mal, was hat mir der Vortrag jetzt gegeben? Welchen Nutzen kann ich daraus ziehen? Da ich mich mit diesen Fragen nahezu täglich beschäftige und Referenten berate, wie sie es besser machen können, habe ich 7 Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen sollen, Ihre Präsentationen zu optimieren:

1. Gestalten Sie Ihre Präsentationen ansprechend für die Zuschauer

Richten Sie den Inhalt und die grafische Aufbereitung an Ihren Zuschauern aus. Dazu sollten Sie sich mit den Motiven, den Eigenheiten, dem Wortschatz und den Konventionen der Zielgruppe, d. h. Ihren Zuschauern, beschäftigen. Folgende Fragen helfen dabei:

• Was interessiert die Zielgruppe? 
• Was motiviert die Zielgruppe, was demotiviert die Zielgruppe? 
• Welches Vokabular können Sie verwenden, z. B. Fachvokabular, Fremdwörter, …? 
• Was sind Do´s und Don´ts? 
• Wie können Sie Ihr Thema und Ihr Präsentationsziel für die Zuschauer schmackhafter machen? 
• Welche Analogien gibt es, die zur Zielgruppe passen? 

2. Gliedern Sie Ihren Inhalt und schaffen Sie eine Dramaturgie

Dieser Bereich ist sehr umfangreich. Es gibt dazu unendlich viel Literatur und Unterlagen. Zum Beispiel die Fünfsatz-Technik, die schon von Aristoteles eingesetzt wurde, oder auch die 2-Plot-Methode, die sehr häufig in Hollywood-Produktionen zu finden ist. Welche Methode die richtige ist, ist abhängig vom Thema, vom Präsentationszweck und vom Präsentationsziel. Eine generelle Aussage kann nicht getroffen werden. Einsteigern empfehle ich einfache Methoden, wie z. B. die 7-W Fragetechnik aus dem Journalismus zu verwenden. Hier ein Beispiel für eine Unternehmenspräsentation:

Für viele Zuschauer ist es wichtig, auf Anhieb zu erkennen, wie die Präsentation aufgebaut ist. Es gibt ihnen das gute Gefühl, dass sie schnell verstehen, worum es geht und die Sicherheit, dass der Referent sich vorbereitet und etwas dabei gedacht hat.

3. Erhöhen Sie die Verständlichkeit, reduzieren Sie die Komplexität

In der Pädagogik gibt es ein paar Grundregeln, die auch bei Präsentationen nützlich sind, z. B.:

• Erst über das Problem sprechen, dann die Lösung bringen. In vielen Präsentationen wird entweder nur über Probleme oder nur über Lösungen gesprochen. Achten Sie darauf, dass Sie beides bringen. 
• Das Einfache vor dem Schwierigen und das Konkrete vor dem Abstrakten. Denken Sie an die Mathematik. In der Grundschule lernen Sie das Rechnen zunächst mit Äpfeln. Dann werden aus den Äpfeln Zahlen. In der Mittelstufe werden aus den Zahlen dann kleine Buchstaben, die für die Variablen stehen. In der Oberstufe werden die Variablen und Zahlen immer komplexer, z. B. die Menge der imaginären Zahlen. In der Hochschule gibt es in einigen Studiengängen dann nur noch große Buchstaben, die für Matrizen stehen. 
• Bringen Sie das Bekannte vor dem Neuen. Zum Beispiel: Frage: „Was ist Blu-Ray?“ Anwort: „Jeder von Ihnen kennt DVDs. Blu-Ray ist die Weiterentwicklung der DVD. Auf einer Blu-Ray Disc können fünfmal soviel Daten wie auf einer DVD gespeichert werden. Damit ist es möglich, Filme in einer neuen Bildqualität anzuschauen. Schauen Sie sich einfach mal den Unterschied auf dem folgenden PowerPoint-Chart an.“ 
• Das Allgemeine vor dem Besonderen. Zum Beispiel wird erst Europa gezeigt, dann Deutschland und dann der Ort.

4. Schaffen Sie Bilder, Geräusche oder Geschichten

Viele gute Redner schaffen es, ohne Medien Bilder oder Geschichten im Kopf des Zuschauers zu erzeugen. Haptisch oder visuell geprägte Menschen vergessen diese Bilder und Geschichten schnell wieder. Vielleicht hängt es damit zusammen, dass die Informationen auditiv ins Gehirn gelangt sind. Ihre Zuschauer prägen sich Bilder, Geräusche oder Geschichten positiver ein, wenn Sie solche Elemente in Ihrer Multimediapräsentation integrieren. Mein Tipp: Zeigen Sie viele Bilder und Geschichten. Kognitionspsychologen haben festgestellt, dass Bilder fünf- bis zehnmal besser behalten werden, als Wörter oder Texte.

5. Gestalten Sie Ihre Multimediapräsentationen einheitlich

Das Corporate Design schafft die Basis für Professionalität und gibt der Präsentation eine Durchgängigkeit. Hier exemplarisch ein paar wichtige Regeln für Ihre Präsentationen:

• Definieren Sie ein bis zwei Schriftarten und benutzen Sie nur diese und keine anderen Schriftarten in der Präsentation 
• Arbeiten Sie immer mit den gleichen Schriftgrößen 
• Positionieren Sie Ihre Überschriften immer an der gleichen Stelle, mit der gleichen Schriftart, -farbe und –größe 
• Drehen Sie Wörter oder Texte nicht um 90° 
• Bleiben Sie in einer vorher definierten Farb- und Bilderwelt, z. B. nicht Cliparts mit Echtbilder mixen, nicht auf jeder Seite die Schriftfarbe wechseln, usw. 
• Lassen Sie das Logo immer an der gleichen Stelle

6. Gestalten Sie Ihre Präsentationen überzeugend

Ein Überzeugungsverstärker sind Metaphern. Metaphern sind Analogien, die Zusammenhänge einfacher erklärbar machen und länger im Gedächtnis des Zuschauers haften bleiben. Metaphern können Bilder sein und auch so genannte Meta-Botschaften transportieren.

• Schreiben Sie die Inhalte als Text auf die Folie 
• Legen Sie die Botschaft der Folie fest 
• Kopieren Sie den Text in die Notizseiten von PowerPoint (Keynote) 
• Reduzieren Sie den Text auf der Folie auf das Wesentliche bis hin zu Stichworten – die Notizseite hat immer noch den vollständigen Text 
• Prüfen Sie, wie Sie den Text auf der Folie bebildern oder multimedialisieren können, so dass die Botschaft visuell verankert wird

7. Je mehr Sie den Zuschauer beeindrucken, desto besser bleiben Informationen in seinem Gedächtnis haften

Wir wissen, dass starke Emotionen längerfristig im Gedächtnis verankert werden. Folgerichtig macht es Sinn, bei wichtigen Präsentationen Gefühle zu erzeugen. Wenn Sie das mit einer Multimediapräsentation erreichen wollen, müssen Sie „klotzen“. Zum Beispiel mit einer 3D-Stereo-Präsentation, einer Wide-Screen-Präsentation, einer Laser-Show oder etwas anderem.

Ein Weg, um Emotionen zu erzeugen, sind innovative Techniken, die es noch nicht lange auf dem Markt gibt. Immer wieder suche ich nach solchen Präsentationstechniken und habe mit diesen 7 Tipps versucht, meine Präsentationserfahrung der letzten 15 Jahre zu kondensieren – das ist quasi „Das geballte Wissen in einer Nussschale“. Mir ist allerdings klar, dass die Entwicklung weitergeht und auch Präsentationstechniken immer feiner und diffiziler werden. Bleiben Sie deshalb bitte auch selbst immer am Ball!

Matthias Garten, Dipl.-Wirtschaftsinformatiker

ist in der Ge­schäftsleitung der Präsentationsagentur smavicon Best Business Presentations tätig. smavicon ist heute eines der führenden Un­ternehmen in Deutschland, das sich ausschließlich mit Präsenta­tionen beschäftigt. Schwerpunkte sind Beratung, Konzeption, Kreation und Umsetzung von Multimediapräsentationen sowie Trainings. Matthias Gar­ten gehört zu den Top100 Excellent Speakern, ist Präsentations­berater, Buchautor, Seminarcoach, Dozent, Prüfer, Innovati­onsmanager und bietet auch Seminare im Bereich Multimedia- und PowerPointPräsentationen, Story­boards und Kreativ-Tech­niken an.

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.smavicon.de