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Liebe TT-Mitglieder und Interessenten des Trainertreffens,

der 25. Mai 2018 ist vorüber und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt nun in ganz Europa und entfaltet langsam ihre Wirkung. Die ersten Abmahnungen sind auch schon registriert worden. Laut eRecht24 und anderer Quellen ging es dabei z.B. um das Fehlen der Datenschutzerklärung auf Webseiten. Die Gründe sind also eher banal und gefährden niemanden, der die vorgeschriebenen Maßnahmen auf seiner Website umgesetzt hat. Auch ist noch nicht geklärt, ob diese Abmahnungen überhaupt vor Gericht bestehen können.

DSGVO-Schnell-Check für TT-Mitglieder

Wer unsicher ist, ob er an alles gedacht hat, kann sich gerne an uns wenden. Wir hatten alles Wichtige zum Thema DSGVO auf einer Info-Seite zusammengetragen, so dass man nicht lange suchen musste.

Zusätzlich bieten wir Euch jetzt noch einen kostenlosen DSGVO-Schnell-Check Eurer Websites durch das Trainertreffen an, bei dem wir grundsätzlich durchchecken, ob die geforderten Maßnahmen für die Website umgesetzt wurden. Also ob z.B. eine Datenschutzerklärung vorhanden ist oder ob entsprechende Hinweise zum Datenschutz bei Newslettern vorhanden sind oder bei Kontakt-Formularen oder ob Schriften von Google auf der Website benutzt werden (was in den Datenschutzerklärung aufgeführt werden muss - und dennoch nicht DSGVO-konform ist), etc. Mit dem Schnell-Check können wir Euch sagen, ob man Ihr an alles gedacht habt, was unseres Wissens nach heute als kritisch angesehen würde. 

Bei Interesse bitte eine Mail senden mit den URLs Eurer Websiten, die wir uns mal ansehen sollen. redaktion@trainertreffen.de 

Akquise mit DSGVO ADV-Verträgen

(Nachtrag vom 27.06.2018 zu diesem Thema unten bitte lesen! Dadurch ist die nachfolgend beschriebene Idee wohl - leider / Gott-sei-Dank! - hinfällig!)

Nun ein "Geheim-Tipp" für diejenigen, die nach neuen Akquise-Möglichkeiten suchen. Der Zeitpunkt ist dafür genau jetzt sehr günstig!

Aufgrund der DSGVO sind alle, die personenbezogene Daten Speichern, verarbeiten und an andere weiterleiten, gezwungen mit diesen einen sogenannten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (kurz ADV-Vertrag) abzuschließen. Das betrifft uns alle - aber auch unsere Kunden, also Eure Auftraggeber! Wenn Eure Kunden Euch z.B. eine Teilnehmerliste Oder weitere Daten zur Verfügung stellen, müssen Sie mit Euch einen ADV-Vertrag abschließen. Von einigen Eurer Kunden werdet Ihr wahrscheinlich einen solchen Vertrag schon erhalten haben. Andere werden sicherlich noch kommen.

Die Akquise-Idee, die ich Dir jetzt mitteilen möchte: Du kannst diesen Vorderung des Gesetzes nutzen und Deine alten Kunden, mit denen Du früher mal zusammengearbeitet hast und bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von Unterlagen noch nicht abgelaufen ist (das sind oft 10 Jahre), SELBST, also initiativ von Dir aus einen solchen ADV-Vertrag anbieten.

Wir können davon ausgehen, dass Dein Angebot dankbar angenommen wird, denn Deine Kunden quälen sich sicherlich auch mit der zusätzlichen Arbeit herum, die auch Ihnen die DSGVO bescherrt. Durch Dein nettes Angebot Ihnen einen fertigen ADV-Vertrag zuzusenden werden Deine Kunden entlastet. Voraussetzung: Du hast den Vertrag schon fix und fertig und sie müssen ihn nur noch unterschreiben und Dir zurücksenden. Er Verpflichtet ja erst einmal zu nichts, was Du nicht sowieso machen musst, sondern dokumentiert nur, dass die Daten Deines Kunden bei Dir sicher aufgehoben sind.

Was bedeutet das für die Akquise? Erstens hast Du einen Aufhänger, um mal wieder mit einem altren Kunden Kontakt aufzunehmen und Dich positiv ins Gespräch zu bringen. Zweitens tust Du Deinem Kunden einen Gefallen, den er vielleicht gerne erwiedern möchte. Drittens wirst Du für Deinen alten Kunden wieder interessant, weil Du ihm auch für zukünftige Aufträge Sicherheit bietest, die er selbst ja auch sicherstellen muss. Viertens bist Du der Konkurrenz, die auf diesen Gedanken noch nicht gekommen ist, vielleicht eine entscheidende Nasenlänge voraus. Dir werden sicherlich noch andere Vorteile einfallen, wenn Du darüber nachdenkst.

Was kann schlimmsten Falls passieren? Es passiert nichts. - Im besten Fall kannst Du aber einen alten Kunden reaktivieren und bist wieder im Geschäft.

Was musst Du tun? Du musst den ADV-Vertrag vorbereiten, was für Dich einen überschaubaren Arbeitsaufwand bedeutet. Zudem kannst Du diesen Vertrag zukünftig immer wieder für Deine Kunden verwenden. UND Du kannst die Vertragsbestandteile festlegen und musst nicht überdimensionierte Verträge akzeptieren oder mügselig nachverhandeln, die Dir ein Kunde von sich aus zusendet. Vorlagen für ADV-Verträge und die Anlage TOM hier unter 4.) ADV-Verträge...

Nachtrag zu diesem Punkt (12.06.2018):

Einer unserer Leser dieses Beitrages hat darauf hingewiesen, dass diese Form von Akquise möglicherweise gefährlich sein könnte, weil man damit seine ehemaligen Kunden ja darauf hinweisen würde, dass man die personenbezogenen Daten aus früheren Aufträgen nicht gelöscht hat. Das ist ein wichtiger Aspekt, den man natürlich unbedingt beachten muss.

Es ist aber aus meiner Sicht nicht richtig und sogar verboten, nach einem Auftrag alle personenbezogenen Daten sofort zu löschen. Das würde verschiedenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verletzen, zu denen auch Trainer, Berater oder Coaches verpflichtet sind. Hier ein Auswahl mit Beispielen von Aufbewahrungsfristen, die von Trainern, Beratern oder Coaches ggf. beachtet werden müssen:

  • Auftrags- und Bestellunterlagen (6 Jahre)
  • Aufzeichnungen (darunter könnte man auch Dokumentationen über Aufträge verstehen, in denen auch Teilnehmer erwähnt werden) (10 Jahr)
  • Rechnungen (in denen z.B. die Namen von Coachees mit erwähnt werden) (10 Jahre)
  • Bewerbungsunterlagen (z.B. aus Bewerbertrainings) (3 Jahre)
  • Dateien (z.b. für die Erstellung von Namensschildern und Teilnehmerunterlagen) (10 Jahre)
  • Dokumentationsmaterial (z.B. auch mit den Namen und Daten von Teilnehmern, Coachees, ...) (6 Jahre)
  • Genehmigungen (private und behördliche) (z.B. auch Genehmigungen der Teilnehmer, dass sie mit der Veröffentlichung ihres Fotos auf der Website für die Werbung des Trainers o.ä. einverstanden sind) (6 Jahre)
  • Geschäftsbriefe (ausser Gutschriften und Rechnungen) (z.B. an Teilnehmer mit der Adressen) (6 Jahre)
  • usw. 

Quelle: Software "Datenschutzverwaltung"
(Die Fristen findet man auch im Web.)

Nachtrag vom 27.06.2018 zum Thema ADV-Verträge:  

Braucht man als Trainer, Berater oder Coach überhaupt einen ADV-Vertrag mit seinem Kunden? Dieser Frage bin ich noch einmal nachgegangen und habe dazu beim Landesbeauftragten für Datenschutz in Niedersachsen angerufen und mich erkundigt. Ergebnis: Für die meisten Aufträge als Trainer, Berater und Coach wird man wahrscheinlich keinen ADV-Vertrag mit dem Auftraggeber abschließen müssen, weil eine Datenverarbeitung für den Auftraggeber nicht stattfindet (eine Weisungsbefugnis ist eher nicht gegeben). Zudem wird der Auftraggeber in der Verantwortung stehen seine Mitarbeiter, die am Training oder Coaching teilnehmen, entsprechend zu informieren und sich von diesen das Einverstandnis hinsichtlich datenschutzrelevanter Maßnahmen im Zuge des Trainings einholen zu müssen. 

Im Falle von offenen Seminaren liegt die Sache ähnlich, wenn man selbst als Auftraggeber andere Kolleginnen und Kollegen für ein Training oder Coaching engagiert. Auch hier ist ein ADV-Vertrag wahrscheinlich nicht nötig.

"Wahrscheinlich" deshalb, weil man auch im Trainings- und Coaching-Kontext Fälle konstruieren könnte, in denen doch eine Verarbeitung von Daten auf Weisung des Auftraggebers vorliegen könnte. Laut Auskunft meiner Gesprächspartnerin beim Landesbeauftragten für Datenschutz ist das aber in den normalen Fällen eines Trainings oder Coachings aber eher nicht der Fall.

TrainerJournal künftig als Online-Magazin

Die neue Ausgabe des TrainerJournals wird zukünftig nicht mehr auf Papier gedruckt, sondern als Online-Magazin herausgegeben. Wir haben uns diese Entscheidung nicht leicht gemacht, denn die 92 Ausgabe, die wir in den über 20 Jahren herausgegeben haben, waren ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens und Arbeitens.

Den Gedanken an eine Umstellung auf eine digitale Version reift schon seit längerer Zeit. Das Veröffentlichen der jetzigen Beiträge auf der TTwebsite seit ein paar Jahren war quasi schon der "Testballon" dazu und hat gezeigt, dass es funktioniert und viele Vorteile bietet.

Die gewichtigen Gründe für den jetzigen Umstieg: 1. Nachhaltigkeit, 2. Nachhaltigkeit und 3. Nachhaltigkeit!

Unter Nachhaltigkeit (1) verstehe ich erst einmal den Aspekt Umweltschutz. Eine gedrucktes Magazin, wie das TrainerJournal mit seiner Auflage von 500 Exemplaren, verbraucht nicht wenig Ressourcen und belastet unsere Umwelt in einem nicht unerheblichen Umfang. Als Online-Magazin entfallen die meisten dieser kritschen Punkte und die Ökologische Bilanz spricht eindeutig für die digitale Version.

Der 2. Nachhaltigkeits-Aspekt betrifft die Reichweite der Beiträge. Ein gedrucktes Magazin - und sei es noch so gut - hat eine kurze Halbwertszeit. Es wird oft nur einmal in die Hand genommen und wandert dann in den Papierkorb. Das Verhältnis von Aufwand und erreichter Leserschaft ist eher bescheiden - ist also nicht sehr nachhaltig -, wenn man zudem bedenkt, dass nicht jeder Beitrag gelesen wird. Die Enttäuschung mancher Autoren, die so gar keine Resonanz auf ihre aufwendig erarbeiteten Beiträge erhielten, bekam ich in manchem Gespräch mit und konnte nur trösten, dass fast jeder Artikel auch gelesen wird, auch wenn ich früher nicht wusste, von wie vielen Lesern. Das hat sich in den letzten Jahren geändert, in denen wir die viele Beiträge auch schon auf die TTwebsite oder auf Junior-Manager.de gestellt haben. So konnten endlich messen, wie oft ein Artikel aufgerufen wurde. Letztlich begann damit schon der Übergang zum künftigen Online-Magazin.

Der 3. Nachhaltigkeits-Aspekt betrifft die Potenzierung der Wirkung. Online ist es möglich, dass ein Beitrag nicht nur öfter und viel länger Wirkung zeigen und auch noch nach Jahren gelesen werden kann. Jeder Autor hat auch mehr von seinem Artikel, der online erscheint, weil jeder Artikel mit zusätzlichen neuen Möglichkeiten der Wirkung ausgestattet werden kann:

  • jeder Beitrag, der mit der Website des Autors verlinkt ist, hilft ihm seine Website im Google-Ranking zu verbessern,
  • jeder Beitrag kann auch mit Leadgewinnungs-Aktionen gekoppelt werden, die dem Autor zusätzliche Interessenten und damit potentielle Kunden auf seine Website bringen,
  • jeder Beitrag wird automatisch im Trainer-Profil der Trainer-Datenbank auf der TTwebsite angezeigt, was sein Renomee und seine Expertise zu seinen Themen verbessert,
  • jeder Beitrag kann dem Autor zusätzliche Einnahmen bescheren (Stichwort: Teilnahme an den Ausschüttungen der Tantiemen der VG Wort),
  • und - das ist ein weiterer wichtiger Grund für die Umstellung - es können nun viel mehr Autoren mit dabei sein. Denn beim Papier spielte der begrenzte Platz eine Rolle, wenn es darum ging, wer mit einem Beitrag dabei sein darf. Online gibt es da keine Begrenzungen.

 Es sprechen also viele gewichtige Gründe dafür, das TrainerJournal zukünftig als Online-Magazin herauszugeben! 

Ich bin derzeit dabei, das neue Konzept und die Technik vorzubereiten. Ich denke, dass wir im späten Herbst die ersten Ergebnisse sehen können. Wer schon jetzt eine Idee für einen Artikel oder auch eine ganze Serie hat, möge sich bitte bei mir melden. Übrigens möchte ich auch ungeübte Autoren ermutigen, es mal zu versuchen. Wir helfen Euch und begleiten Euch, damit es gute Artikel werden.

 

Soweit erst einmal einige der neuesten Entwicklungen. Im Hintergrund entstehen langsam weitere Projekte, die aber noch etwas brauchen, bevor sie reif zum Veröffentlichen sind.

Wer Anregungen oder Wünsche hat, möge sich bitte bei mir und uns melden.

Ich wünsche allen ein entspanntes und sonniges Wochenende.

Mit herzlichen Grüßen

 BSL Laukamp 160318-1154 ausschnitt

Bernhard Siegfried Laukamp
Leiter Trainertreffen Deutschland
leiter@trainertreffen.de 
Tel. 05036 - 92 47 12

 

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