Holger Koeppe
Verantwortung stabilisieren: Die Führungskraft als Verantwortungs-Coach
Holger Koeppe
Neben der Beobachtung des erlebbaren Verhaltens der einzelnen Mitarbeiter, sollten Führungskräfte auch eigene Erfahrungen mit der Übertragung von Verantwortung reflektieren.
Durch die Reflektion erkennen Sie, womit die Mitarbeiter in der Vergangenheit erfolgreich oder nicht erfolgreich umgegangen sind. Sie erkennen vorhandene oder fehlende Ressourcen bei den Mitarbeitern und bekommen mehr Sicherheit in der Einschätzung des individuellen Entwicklungsstatus der Mitarbeiter im Team.
Folgende Fragen unterstützen die Reflektion:
- In welcher Situation hat der Mitarbeiter bereits Verantwortung übertragen bekommen?
- Welche Bedingungen lagen damals vor?
- Wie hat der Mitarbeiter in der konkreten Situation gehandelt?
- Was konnte ich beobachten, was haben andere beobachten können?
- Wie ist der Mitarbeiter vorgegangen?
- Warum hat der Mitarbeiter in dieser Situation so gehandelt?
- Was war aus meiner Sicht gut im Vorgehen, was war kritische und was wurde für zukünftige Situationen mit dem Mitarbeiter vereinbart?
- Welchen Anteil am Ergebnis hatte ich selbst?
Verantwortung annehmen
Um ein richtiges Maß an Verantwortung übertragen zu können, ist neben der Beobachtung das persönliche Gespräch mit dem Mitarbeiter eine wichtige Orientierung für Sie als Führungskraft.
Nur im direkten Gespräch lässt sich der Grad an Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung mit dem Mitarbeiter klären. Und nur im direkten Gespräch haben Sie die Chance dem Mitarbeiter deutlich zu machen, dass Sie bereit sind, nachhaltig Verantwortung abzugeben.
Vielleicht kennen Sie auch die Situation in der Arbeitsaufträge folgendermaßen übertragen werden:
„Herr Müller, Sie machen das schon und wissen sicher wie ich das gemeint habe!"
Und sicher können Sie sich an Gespräche mit einem Mitarbeiter erinnern, in denen Sie statt Argumenten nur Rechtfertigungen erhalten haben:
„Das ist doch sonst gar nicht meine Aufgabe und außerdem wollte ich den Job auch nicht übernehmen!"
Am Ende des Gespräches sollte dem Mitarbeiter klar sein, dass ihm seine Führungskraft einen erweiterten Handlungsspielraum übertragen hat. Aber auch die Frage nach dem Umfang der zu erwartenden Unterstützung ist zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter vereinbart.
Das vermittelt Sicherheit im Handeln für den Mitarbeiter und signalisiert die Ernsthaftigkeit Ihres Vorhabens.
Mit folgenden Fragen können Sie dieses Gespräch führen:
- Welche Vorstellungen haben Sie von den Rahmenbedingungen, um Ihre neue Verantwortung wahrnehmen zu können?
- Was bringen Sie dafür ein?
- Was sollen andere dafür einbringen?
- Wer soll Sie bei der Arbeit unterstützen?
- Welche Unterstützung können Sie sich von mir für Ihre neue Verantwortung vorstellen?
- Wie soll sichergestellt werden, dass die gewünschte Unterstützung auch tatsächlich eingefordert/umgesetzt wird?
- Welche Regeln wollen wir vereinbaren?
- Woran erkennen Sie und ich, dass die getroffenen Vereinbarungen noch gelten?
- Wie genau gehen wir mit Abweichungen von den Vereinbarungen um?
- Die vorgestellten Fragen können unabhängig vom Entwicklungsstatus des Mitarbeiters eingesetzt werden. Wichtig ist, dass
1. am Ende für Sie deutlich wird, ob Sie die angedachte Verantwortung auch ohne eine Überforderung des Mitarbeiters übertragen können.
2. der Mitarbeiter seine Chancen in der neuen Arbeitsaufgabe erkennt und die „Spielregeln" akzeptiert.
3. Verbindlichkeit herrscht und beide Seiten eine regelmäßige Bewertung des eigenen Verhaltens akzeptieren.
Ich unterstütze Sie bei der Vorbereitung und Durchführung auf anstehende Mitarbeitergespräche und moderiere Sie und Ihr Team dabei, Eskalationsregeln für den Umgang mit übertragenen Verantwortungen zu entwickeln. Am Ende verfügen Sie über differenzierte Gesprächsorientierungen, die Ihnen helfen können, das richtige Maß an Verantwortung auf Ihre Mitarbeiter zu übertragen.
Im dritten Teil stelle ich Ihnen mögliche Szenarien zum Umgang mit entsprechenden Konsequenzen vor, die bei der Delegation von Verantwortungen entstehen können.