Peter Brix, Diplom-Ingenieur, Trainer, Coach und Berater

Fitness für Projektleiter in 2 oder 7 Tagen?

Fallbeispiel Projektmanagement-Seminare (inhouse) für den Mittelstand

Schade eigentlich, dass immer noch zahlreiche Unternehmen die Qualifikation ihrer Projektleiter offenen Seminaren aus irgendwelchen Katalogen und dem Zufall überlassen. Möge ein Fallbeispiel dazu beitragen, die Angst vor der Trainerwahl und dem Konzeptionsaufwand zu überwinden. Schließlich sind Inhouse-Seminare treffsicherer und bereits ab 5 Teilnehmern preiswerter als Pauschalseminare (wenn Sie den richtigen Anbieter haben).

Am folgenden praktischen Beispiel können Sie sehen, wie zügig und sicher der Einstieg gefunden werden kann. Das Drehbuch bis hin zur erprobten Weiterbildung nach Ihren individuellen Erfordernissen enthält dann weitere Stationen wie Trainerauswahl, Aufwandsfragen und Gedanken zu Gesamtvolumen und zur stimmigen Methodik.

Kompakte Hilfestellung für Projektleiter gesucht

„Wir bräuchten da mal ein Projektmanagementseminar.“ So oder so ähnlich ist sehr häufig die Eröffnung des ersten Kontaktes zwischen potentiellem Auftraggeber und Seminaranbieter/ Trainer. Das Unternehmen sucht entweder den Einstieg in das Thema Projektmanagement, kämpft mit der Angebotsvielfalt großer Anbieter oder reagiert auf weniger günstige Erfahrungen mit anderen Projektmanagement-Trainern. Die Zielgruppe ist in Beschaffenheit und Umfang schnell skizziert, häufig auch noch die Zeit- und Budgetbegrenzung: „Wir haben da so an 2 oder 3 Tage gedacht“. Was oft unterschwellig erwartet wird sind praxisorientierte und im Nebeneffekt motivierende Seminare. Die erste Runde der wichtigen Frage „Passen wir zusammen?“ ist somit eröffnet.

Die Auftragsklärung

kann in diesem, jetzt konkreteren Fall gleich im ersten Telefonat gestartet werden. Die seitens der Personalentwicklung anfragende Unternehmens-Einheit beschäftigt 800 Mitarbeiter und erbringt vorwiegend Ingenieurleistungen. Die Wirksamkeit der zunehmenden Projektarbeit im Unternehmen soll verbessert werden. Dazu sollen ca. 15,  eher dienstjüngere Projektleiter „lernen, wie man Projekte systematisch und auch einheitlich managet. Es soll auch eine Gestik der Wertschätzung sein.“ Eine Zertifizierung nach übergeordneten Standards wird nicht angestrebt.

Die Frage nach internen Projektmanagement-Standards kann von der Ansprechpartnerin nicht beantwortet werden. Die vorsichtige Frage nach der Perspektive auf eine kleine Seminarreihe, hier einen Zweiteiler („Ist auch an Softskills gedacht?“) wird sehr zögerlich „eigentlich verneint“. Die Sozialkompetenz von Projektleitern und generell im ganzen Unternehmen wird allerdings sehr zustimmend als förderungswürdig bezeichnet. Wenn überhaupt von mehr als 2 Tagen die Rede sei, müsse ein Format gefunden werden, das den hohen Arbeitszeit-Belastungen der Teilnehmer gerecht werde. Aber das sei hier noch nicht das Thema. Ein Gesamtentwicklungsprogramm mit gesicherter Nachhaltigkeit ist also hier momentan nicht weiter zu argumentieren.

Ein schnelles Angebot

Ich entnehme dem Gesprächsverlauf, dass zunächst ein schnelles und unkompliziertes Angebot zur grundsätzlichen Orientierung des Einkaufenden aber auch für einen ersten Wettbewerbsvergleich gewünscht ist. Die klare, pragmatische Anfrage braucht eine entgegenkommende und zügige Antwort. Die offene Frage nach dem erwarteten Nutzen ist noch dringend mit dem eigentlichen Stakeholder (z.B. dem Vorgesetzten der Projektleiter) zu klären, rutscht aber auf den Angebotspunkt „nächste Schritte“, gekoppelt mit „kostenloses Briefing-Gespräch in Ihrem Unternehmen“. Die Inhalte des ersten Seminars werden dem entsprechend als vorläufig, ein zweites Seminar als Option bezeichnet. Die Teilnehmeranzahl pro Seminar wird auf die Schmerzgrenze von 12 angehoben.

Der richtige Trainer

spricht die Sprache der Zielgruppe, hat konkrete Berufserfahrung, versteht etwas von der jeweiligen Branche und verfügt natürlich über umfassende Seminarerfahrung. Damit habe ich jetzt hier keine Probleme, biete mich selbst als Trainer an. Auch die Anmerkung „da sind aber schon auch ein paar besondere Kandidaten dabei“ versetzt mich weniger in Schrecken. Die Anfragerin ist erleichtert, gleich mit dem Richtigen zu sprechen. Und ich spare mir das Trainer-Stuffing und die Terminabstimmungen.

Die Hürde Konzeptionsaufwand

ist schnell genommen. Ein berechneter Tag einmalig für jedes Seminarmodul ist plausibel und sehr entgegenkommend. Er wird, wie in den meisten Fällen akzeptiert, allerdings bei diesem Kunden nur mit einem reduzierten Tagessatz. Mehr berechnete Konzeptionstage halte ich bei Seminaren mit eher niedrigen Stückzahlen für nicht vertretbar. Schließlich erlauben unsere Tagessätze ja schon ein gewisses Mischkalkulationsdenken. Auch Kosten für Handouts, Fotoprotokolle etc. sind meines Erachtens grundsätzlich nicht noch mal extra zu berechnen.

Das Einstiegsseminar

Ich überspringe zwischenzeitliche Details und befinde mich bereits im ersten (jetzt  dreitägigen) Seminar in den Seminarräumen des Auftraggebers. 3 Monate sind seit der ersten Anfrage verstrichen. Ein schneller Start war aus Budgetierungsgründen (anstehender Geschäftsjahreswechsel) ausdrücklich gewünscht. Der klassische Einsteiger „Methodik und erste soziale Hintergründe“ war gut vertretbar, weil ein starkes Methodendefizit leicht prognostizierbar war. Alle weiteren Seminarfeinarbeiten und die Konzeption des mittlerweile akzeptierten zweiten Moduls werden erst im Anschluss an dieses Debüt vorgenommen. Am Abend des zweiten Seminartages wird dazu im gemeinsamen Gespräch mit Auftraggeber und Stakeholder erstes Feedback gegeben, reflektiert und die leicht geänderte Richtung festgelegt.

Die Vorgehensweise in einem ersten Seminar möglichst schnell Erfahrungen zu sammeln, den Trainer gleich in Aktion zu erleben und erst danach letzte Details zu planen wurde hier, wie häufiger in meiner Praxis, sehr begrüßt. Dies steht nicht im Widerspruch dazu, dass das Angebot bereits für alle zwei Seminarmodule und weitere 3 Teilnehmergruppen im Folgejahr abgegeben und für den ersten kompletten Durchgang beauftragt wurde.

Die Seminarreihe als eine runde Sache

und nicht zu kompliziert, „aufgebläht“ aber doch anspruchsvoll. Die Teilnehmer des ersten Moduls waren sehr zufrieden (puh!).  Unmittelbarer Situationsbezug, lebendiges Lernen und der eher persönliche Kontakt zu den Teilnehmern haben ihren Teil beigetragen. Der Start ist geschafft. Auch für den Auftraggeber ist dieser Punkt von großer Bedeutung. Die interne Akzeptanz wird sehr stark aus der Mundpropaganda nach dem ersten Seminar genährt. Der vollständige Erstdurchlauf (inzwischen doch mit einem zweiten Modul) hatte bestätigtes grünes Licht:

Die Annäherung an mein Wirksamkeitsanliegen wurde über emailgetriggerte Transferübungen und kleine Peergruppen-Sequenzen bis zum Followup-Meeting gestaltet. Leider konnte dafür nur ein halbes Tageshonorar pro Gruppendurchlauf losgeeist werden.

Fundierte Inhalte und Seminarmethodik

Seminare müssen lebendiges Lernen ermöglichen. Ein solider Methodenmix aus Kurzvorträgen, Gruppenarbeiten, Diskussionen, Reflexionen, spielerischen Elementen, Fallbeispiele aus dem Erfahrungsfeld der Teilnehmer, kleinen Coaching-Elementen und ggf. Video-Feedback ist erforderlich. Darüber hinaus sollte hinter allen Interventionen ein tragfähiges Lehrmodell stehen. Ein beliebiges Patchwork aus gerade aktuellen Lehrbüchern ist zu wenig. Ich persönlich arbeite dazu nach dem MSA-Prinzip, das anderen Curricula in seiner Ganzheitlichkeit eindeutig überlegen sein dürfte. Jeder Seminarbaustein erhält gezielte Schwerpunkte, sein eigenes Profil. Die drei Buchstaben stehen für Verbesserungen in den drei Lernfeldern:

Methodik: die Kunst des systematischen und klaren Vorgehens, Erzeugen von Ordnung und Beherrschen von Chaos Sozialkompetenz: Kommunikation, Konfliktlösung, eigenes Menschbild und die Kontaktfähigkeit als Grundlagen einer verantwortungsbewussten Beziehungsgestaltung Authentizität: die Glaubwürdigkeit, die „Übereinstimmung mit sich selbst und der Aufgabe“, als Voraussetzung für kraftvolles menschliches Handeln

Der Kunde folgt der Hintergrunderklärung durchaus zustimmend, verzichtet auf einen möglichen Querbezug zu anderweitigen Standards (wie beispielsweise der IPMA-Competence-Baseline), will „keine Wissenschaft“ und setzt lieber auf meine Erfahrung in vergleichbaren Firmen. Das kommt mir sehr entgegen. Eine durchgehend individuelle Seminarsteuerung über Einzelstandort- und Entwicklungsfeld-Bestimmungen aller Teilnehmer ist bei dieser Teilnehmeranzahl und der Kürze des Prozesses ohnedies nicht möglich.

Management-Feedback und Prozessverbesserung

Von vorneherein wurde ein Prozess-Feedback an maßgebliche Entscheidungsträger nach dem ersten Seminardurchlauf vereinbart. Sie erinnern sich vielleicht noch, dass im Anfragetelefonat auch der Wunsch nach „Projekte sollen einheitlicher gehandhabt werden“ genannt wurde. Solche Ziele können nicht ausschließlich über Seminare verwirklicht werden.

In zwei Stunden Präsentation, Selbsteinschätzungstest und Diskussion werden also die Vorteile eines verbesserten Projektleitfadens und organisationsentwicklerische Ansätze zur Verbesserung der gesamten Projektkultur  gegeben. Ich erlebe Zustimmung und man freut sich über soviel Engagement. Eine wirkliche Veränderungsabsicht ist aber nicht spürbar. Das ist insofern unangenehm, als ich für die Teilnehmer der nächsten Gruppen wieder die ein oder anderen Erklärungsverrenkungen zur Sicherstellung der Motivation vornehmen werden muss. Schade auch, weil aus der Kombination von Seminar- und OE-Arbeit sehr viel Nutzen sehr preiswert gezogen werden könnte. Und nochmals schade, weil ich an diese Präsentation viele Stunden hingebastelt habe, eine extra Anfahrt machen musste, das ganze gratis war und ich ohne diesbezügliche Auftragserwartung wieder nachhause fahre. Das geht mir übrigens in mehr als 50% aller Fälle so. Ich kann es mittlerweile ganz gut so sein lassen, aber verstanden habe ich es immer noch nicht ganz.

Quintessenz

Vier Seminarreihen wurden inzwischen innerhalb von eineinhalb Jahren durchgeführt. 45 Projektleiterinnen und Projektleiter praktizieren einen konsequenteren Start, Steuerungseingriffe mit mehr Biss und kürzere, wirksamere Projektbesprechungen (jeweils Selbst- und Fremdbild), Ausprägung je nach Person, versteht sich. Auftraggeber und Trainer haben sich gut aneinander gewöhnt, pflegen einen partnerschaftlichen Umgang mit allem Respekt und auch ein wenig aufkommendem Humor.  An die Kantine habe ich mich mittlerweile auch gewöhnt, an das Hotel erst nach einem Wechsel. In Zukunft wird in etwa allen zwei Jahren jeweils ein erneuter Lauf für neu zum Unternehmen gestoßene Mitarbeiter stattfinden. Eine weitergehende Gesamtentwicklung mit Integration von Führungskräften ist nach wie vor lediglich im Gespräch.

Dieses Fallbeispiel versteht sich als typischer und durchaus authentischer Zusammenschnitt aus insgesamt ca. 10 Fällen der letzten Jahre. Der Umfang der Seminarreihen reichte dabei von 2,5 Tagen (auch sehr stimmig in diesem Fall) bis hin zu 16 Tagen (verbunden mit Karriereplanung, Führungskräfte-Nachwuchs-Support und internationalem Networking). Der Mittelwert liegt bei 5 bis 8 Tagen. Die Durchführungshäufigkeit reicht von Einmal-Durchlauf bis zu 10 Durchläufen. Die durchschnittliche Dauer der Zusammenarbeit beträgt drei Jahre.

Von Fitness für Projektleiter in 2 oder 7 Tagen war in der Überschrift die Rede. „Ein weiterführender Beitrag zur….“ wäre natürlich korrekter gewesen. Ein professioneller Projektleiter als wichtiger Schrittmacher für das Unternehmen entwickelt sich nicht von heute auf morgen aber umso zuverlässiger mit entsprechenden Impulsen und gezielter Förderung.

Ich stehe Ihnen gerne für Fragen zum geschilderten Themenkreis zur Verfügung. Dies gilt auch, wenn Sie für Orientierungsfragen einen neutralen Gesprächspartner suchen.

Peter Brix Diplom-Ingenieur, Trainer, Coach und Berater mit den Schwerpunkten Projektmanagement und Führungskräfteentwicklung. Langjährige Berufserfahrung als Projektleiter und Entwicklungsleiter, seit 1995 im Kontext von Personal- und Organisationsentwicklung. Seine Überzeugung: Für mehr Projekterfolg müssen Projektleiter und Projektkultur im Unternehmen verstärkt gefördert werden. www.PROJEKTMANAGEMENTSEMINARE.INFO E-Mail: peter.brix@projektmanagementseminare.info Telefon: 08856-82167

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