Wer kennt nicht die alltägliche Situation: Sie sind im Training und Ihr Telefonanschluß ist nicht ständig durch qualifiziertes Personal besetzt. Doch gerade professionelle Trainer können ihren Kunden weder einen Anrufbeantworter noch eine Rufumleitung auf ein Handy zumuten. Genau dieses Problem kann mit einem externen Telefonservice kostengünstig gelöst werden.

Sekretärin für jedermann – externer Telefonservice

Wer kennt nicht die alltägliche Situation: Sie sind im Training und Ihr Telefonanschluß ist nicht ständig durch qualifiziertes Personal besetzt. Doch gerade professionelle Trainer können ihren Kunden weder einen Anrufbeantworter noch eine Rufumleitung auf ein Handy zumuten. Genau dieses Problem kann mit einem externen Telefonservice kostengünstig gelöst werden.

Das Prinzip eines externen Telefonservice ist ganz einfach: Sie leiten Ihr Telefon, immer wenn Sie nicht erreichbar sind oder nicht gestört werden wollen, per Anrufweiter­schaltung zum Telefonservice um. Sobald das Gespräch dort eintrifft, erscheint auf dem Bildschirm der Sekretärin Ihre individuelle Meldemaske mit allen für die Gesprächsannahme notwendigen Informa­tionen. Die externe Sekretärin nimmt die umgeleiteten Anrufe mit Ihrem Firmennamen entgegen und notiert die Gesprächsinhalte, welche anschließend direkt per Fax, E-Mail oder SMS an Sie übermittelt werden.

Vorteile eines Telefonservice:

• Der Telefonservice ist ganztägig verfügbar, wird jedoch nur nach Nutzung bezahlt. 
• Ihr Bild als Trainer wird positiv aufgewertet. 
• Sie schaffen sich Freiräume und können sich ungestört auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Keine Abschreckung durch einen Anrufbeantworter – speziell bei Neukunden.
• Sie verpassen keine wichtigen Informationen.
• Sie selbst bestimmen durch die Anrufweiterschaltung, zu welchen Zeiten Sie den Telefonservice nutzen möchten. 
• Sehr kostengünstig bzw. es entfallen die Personalkosten für eine eigene Sekretärin. 
• Sie müssen sich nicht um eine Urlaubs- oder Krankheitsvertretung kümmern.
• Gerade bei Neugründung überschaubare Kosten und kein Risiko.

Ihre Kunden werden es schnell zu schätzen wissen, auf einen persönlichen Ansprechpartner anstatt auf einen mechanischen
Anrufbeantworter oder ein verbindungs­gestörtes Handy zu treffen.

Was kostet ein Telefonservice?

Ein durchschnittlicher Trainer muss mit Kosten zwischen 120,- und 180,- EUR im Monat rechnen. Ausschlaggebend ist natürlich die Anzahl der umgeleiteten Gespräche, so dass die Kosten stark variieren können.

Bei der Preisgestaltung gibt es jedoch große Unterschiede. Viele Anbieter verstecken in undurchsichtigen Preis-Systemen verschiedenste Grundgebühren kombiniert mit unterschiedlichen Gesprächspauschalen und zusätzlichen Minutenpreisen. Einen objektiven Vergleich lassen solche Preis­pyramiden nicht mehr zu, wodurch der Interessent oft verunsichert wird.

Achten Sie auf versteckte Kosten wie Pauschalen für jede Anrufannahme, welche auf den ersten Blick einen günstigen Preis suggerieren, aber letztendlich die Gesamtkosten erheblich in die Höhe treiben!

Zusätzlich müssen noch die Kosten für die Gesprächsweiterleitung zum externen Telefonservice berücksichtigt werden. Durch den starken Wettbewerb der letzten Jahre innerhalb der Telekommunikationsbranche haben sich diese Kosten jedoch stark ver­ringert. So kostet die Weiterleitung per Anrufweiterschaltung zur Zeit ca. 5 Cent die Minute, so dass diese Kosten keine große Rolle mehr spielen.

Welchen Anbieter?

Die Bandbreite der Anbieter ist mittlerweile recht groß und reicht vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum Call-Center mit mehreren hundert Mitarbeitern. Dabei schwankt die Qualität und Professionalität der Anbieter stark. Vorteil sehr kleiner Anbieter ist, dass sie persönlicher arbeiten, haben aber den Nachteil bei Personalproblemen oder in Stoßzeiten keine angemessene Erreichbarkeit bieten zu können. Viele kleinere Anbieter können außerdem aus finanziellen Gründen den mittlerweile sehr hohen technischen Anforderungen nicht gerecht werden.

Große Call- Center dagegen haben meistens eine sehr gute Infrastruktur, arbeiten dafür aber sehr anonym und das Per­sonal besteht vorwiegend aus unqualifizierten Aushilfen. So bleiben die persönliche Ansprache des Anrufers und ein profes­sionelles Auftreten der Sekretärin gerade in großen Call-Centern oft auf der Strecke.

Unser Tipp

Nehmen Sie einen Anbieter, der aufgrund seiner Größe einen konstanten und dauerhaften Service sicherstellen kann, aber trotzdem die Flexibilität besitzt, jederzeit persönlich auf Ihre Anforderungen zu reagieren. Außerdem bieten die meisten Anbieter auch die Möglichkeit kostenlos oder zu Sonderkonditionen deren Angebot kennen zu lernen.

Ein guter Telefonservice sollte, außer der reinen Gesprächsannahme, folgende Funk­tionalitäten auf jeden Fall auch anbieten:

• Hinterlegung von aktuellen Informationen zu Ihrem Unternehmen. 
• Weitervermittlung von Gesprächen an beliebige Rufnummern (Telefonzentrale). 
• Die Vorgabe von verschiedenen Verhaltensweisen für Ihre wichtigen Kunden (VIPs). 
• Die Hinterlegung von Nachrichten für Ihre Anrufer. 
• Der weltweite Onlinezugriff per Internet auf die entgegengenommenen Gespräche und die hinterlegten Firmeninformationen. 
• Die Entgegennahme von umgeleiteten E-Mails und Faxen und deren Sichtung per Internet. 
• Rechnung mit ausführlichem Einzel­kostennachweis.

Unsere Empfehlung: TopBüro - langjähriger Service-Partner des Trainertreffens aus Paderborn

Die Firma TopBüro hat sich in den letzten 10 Jahren speziell auf kleine und mittlere Unternehmen aus der Weiterbildungs­branche spezialisiert und sich als Markt­führer in diesem Segment bundesweit etabliert. Die Kunden schätzen vor allem die Freundlichkeit und Zuverlässigkeit des gesamten TopBüro-Teams. Die fest angestellten Sekretärinnen sind rhetorisch geschult und engagieren sich immer so, als säßen sie direkt in Ihrem Vorzimmer. Bei der Verwaltung der Kunden werden die Sekretärinnen durch eine eigens entwickelte Software unterstützt, welche alle gesprächsrelevanten Unternehmensdaten in Sekundenbruchteilen zur Verfügung stellt.

Die Preisgestaltung bei TopBüro ist sehr fair: Keine versteckten Kosten wie Pauschalen pro Anruf, sondern die Dienstleistung wird nach Aufwand im Minutenpreis ab­gerechnet.

Kontakt

Weitere Informationen finden Sie im Internet auf www.trainertreffen.de im Service-Center oder direkt unter www.topbuero.de.