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Mit den Medien auf du und du (6)

Presseverteiler aufbauen

Klaus Schaake

Sie sind die idealen Kooperationspartner, um deine Botschaft in die Welt zu tragen: die vielen Medien „da draußen“. Wie du sie begeistern kannst, deine Impulse aufzugreifen, vermittelt Klaus Schaake in seiner Serie zum öffentlichkeitswirksamen Kommunizieren.

Als die gedruckten Publikationen noch den wesentlichen Anteil an dem hatten, was wir heute gern als Medienlandschaft bezeichnen, stellten sich die Gründungsväter – und die wenigen Gründungsmütter – des Grundgesetztes seinerzeit vor, in der neu aufzubauenden Bundesrepublik möge es eine große Pressevielfalt geben. 

Genau diese Pressevielfalt – in unseren digitalen Zeiten besser Medienvielfalt – recherchierst du bitte in deinem Sinne, um alle für dich relevanten Medien mit deinen Informationen zu erreichen.

Das zentrale Werkzeug, um deine Botschaft in die Welt zu tragen ist dein Presseverteiler, der heute korrekterweise Medienverteiler heißen müsste. Für diese Kolumne belassen wir es bei der eingeführten Bezeichnung. 

Hier die Schnellübersicht zu Aspekten des Themas, die dir dieser Text im Folgenden erläutert:

 

Dein Presseverteiler

  • ist ein dynamisches Werkzeug,
  • kennt die Spezifika der von dir adressierten Medien,
  • ist so organisiert, dass du gut und schnell damit arbeiten kannst,
  • listet die für dich relevanten Fachpublikationen auf,
  • beachtet lokale und regionale Medien,
  • listet auch Nischenpublikationen auf,
  • wirft einen Blick über den Tellerrand auf Bloggerinnen und Blogger, Podcasterinnen und Podcaster und
  • nimmt auch lokale, regionale und überregionale Netzwerke in den Blick.

Kreiere dein dynamisches Werkzeug!

Dein Presseverteiler ist dein ganz individuelles Werkzeug, das du für deine Zwecke anlegst und pflegst.

Er listet, den Namen des Mediums, den Ansprechpartner, die Ansprechpartnerin, die Telefonnummer, die Mobilnummer, die E-Mail-Adresse, den Erscheinungstermin und den Redaktionsschluss bei Printmedien, die von dem Medium erreichten Zielgruppen, die Auflage (bei Printmedien), die Reichweite (bei Onlinemedien) und weitere detaillierte Infos, die für deine Öffentlichkeitsarbeit von Wichtigkeit sind.

Idealerweise ist dein Presseverteiler ein dynamisches Werkzeug, das sich je nach Kommunikationsaufgabe stetig anpasst, verändert und wächst.

Pathetisch gesprochen ist er das Gold derjenigen, die sich mit ihren Botschaften an die Medien und damit an die Öffentlichkeit wenden.

Nach dem Motto "Viel hilft viel" lassen sich viele PR-Macherinnen und -Macher dazu hinreissen, zu jedem Thema und zu jeder Gelegenheit ihren kompletten Presseverteiler zu bedienen.

Tust du das, bedeutet es automatisch, dass du sehr viele Streuverluste, wie man das in der Marketingsprache so schön nennt, haben wirst.

Belästige niemanden textuell!

Weißt du von vornherein, dass eine bestimmte Meldung für ein bestimmtes Medium zu diesem Zeitpunkt oder zu diesem Thema nicht relevant ist, lass’ dieses Medium bitte für diesen Versand außen vor. Die Redaktion wird es dir danken.

Wissen Redakteurinnen und Redakteure, dass du eben NICHT durch textuelle Belästigung unangenehm auffällst, sondern dich damit auseinandergesetzt hast, was das jeweilige Medium zum jeweiligen Zeitpunkt interessieren könnte, dann haben deine Meldungen grundsätzlich größere Chancen zu bestehen.

Denn, wie du in den vorangegangenen Kolumnen bereits hörtest, befinden sie sich im Wettbewerb mit vielen anderen, die minütlich, stündlich und tagtäglich in einer Redaktion eingehen.

Je geringer die oben angesprochenen Streuverluste sind, desto effektiver wirken deine PR-Aktivitäten in eigener Sache.

Recherchier’ die für dich relevanten Medien!

Wie du deinen Presseverteiler organisierst, bleibt dir überlassen – idealerweise so, dass du gut und schnell damit arbeiten kannst. Das kann eine datenbankgestützte Anwendung sein, eine Exceltabelle, die Kontaktverwaltung deines E-Mail-Programms oder auch eine handgeschriebene Liste, wenn dir das mehr entspricht.

"Lokal", "Regional", "Überregional" können beispielsweise Kriterien für die Organisation deiner Daten sein. "Print", "Online", "Radio" und "TV" ebenso. Natürlich lassen sich all diese Kriterien auch miteinander kombinieren.

Darüber hinaus könnten auch Podcast- oder Video-Formate sowie Bloggerinnen und Blogger für dich interessant sein, in denen die Macherinnen und Macher externe Expertinnen und Experten zu Wort kommen lassen. 

Zentral ist, dass du dir mit deinem Presseverteiler einen Überblick über die für dich relevante Medienlandschaft verschaffst.

Welche Redaktionen du im konkreten Fall mit deinem Pressematerial ansprichst, ist abhängig vom Thema oder vom Projekt und auch ein Stück weit davon, in welchem Bereich du dich mit deinen Angeboten bewegst.

Begeistere Redaktionen für dein Thema!

Einerseits sind natürlich überregionale Fachredaktionen für dich besonderes interessant. Auf der anderen Seite kannst du für bestimmte Inhalte oder Projekte gerade die lokalen und regionalen Medien begeistern, berätst du beispielsweise eine wichtige regionale Institution oder ein wichtiges Unternehmen in ihrem bzw. seinem Vorankommen und werden erste Erfolge deiner Arbeit und der von dir entwickelten und angewandten Konzepte sichtbar.

Hat deine Arbeit über das konkrete Projekt, die konkrete Beratung, das konkrete Coaching hinaus einen großen gesellschaftlichen Mehrwert, was zweifellos oft der Fall ist, kannst du auch darüber nachdenken, die Feuilleton-Redaktionen überregionaler Tageszeitungen anzusprechen.

Von ihnen ist nicht unbedingt zu erwarten, dass sie deine Pressemeldung übernehmen. Schaffst du es, mit deiner PM einen Redakteur, eine Redakteurin für dein Thema zu begeistern, wirst du sicherlich im Text zitiert werden, was wiederum einen positiven Effekt für dich und deine Arbeit hat. 

Verlass die ausgetretenen Pfade!

Für jedes Thema gilt es, auch immer wieder neu zu schauen, wie und wo du Interessierte Leserinnen und Leser erreichen kannst. Verlässt du dabei die ausgetretenen Pfade, über die du immer nur die "üblichen Verdächtigen" erreichst und bohrst du ein bisschen tiefer, kann das sehr hilfreich sein. Die Macherinnen und Macher von Nischenpublikationen sind möglicherweise viel dankbarer für deine Informationen, als diejenigen Medien, die tagtäglich mit Meldungen aller Art überschwemmt werden.

Auch die sozialen Medien bieten mit ihren lokalen, regionalen und überregionalen Themengruppen Zugang zu einem weiteren interessierten Publikum.

Geht es um die Ankündigung von Terminen, ist es sinnvoll, gezielt Veranstaltungsportale zu recherchieren, die für dich interessant sind. Sie bieten oftmals Möglichkeiten, seine Termine selbst einzutragen. Nach einer kurzen Überprüfung werden diese dann freigeschaltet. 

Zu überlegen, mit welchen lokalen, regionalen und überregionalen Netzwerken du im Kontakt bist und für welche dieser Netzwerke dein Thema, deine Botschaft besonders interessant sein könnte, ist ein weiterer Baustein, der deinen Presseverteiler bereichern könnte.

Erreicht deine Pressemeldung über den Newsletter eines solchen Netzwerks potenzielle Interessentinnen und Interessenten, kommst du mit Menschen in Kontakt, die du auf anderem Wege nie erreichen würdest.

Aktivier dein Umfeld!

Klar, die Frage ist immer, wie du an die entsprechenden Informationen und Kontakte überhaupt herankommst und wie viel Arbeit du in Recherche und Pflege deines Presseverteilers investieren kannst und möchtest.

Mein Plädoyer: die Kleinschrittigkeit.

Es ist vollkommen in Ordnung, wenn dein Presseverteiler erst einmal ganz wenige Medien listet und sich nach und nach aufbaut.

Jedes der bislang in dieser Kolumne angesprochenen Themen lässt sich problemlos zu einer größeren "Baustelle" machen, die viel Zeit erfordern kann.

Entscheide anhand deiner zeitlichen Ressourcen, wie viel Raum du dem Thema "Öffentlichkeitsarbeit in eigener Sache" geben möchtest und lauf dann los.

Starten könntest du beispielsweise damit, dass du dich bei deinen Kontakten, in deinen Netzwerken einmal umhörst, wer welche Kontakte in welche Redaktionen oder zu freien Journalistinnen und Journalisten hat.

Was die Recherche und Komplettierung deines Presseverteilers angeht, lassen sich möglicherweise studentische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden, die dich nach deinen Vorgaben unterstützen, so das du den Kopf fürs Wesentliche frei behältst.

Auch hier gilt: Das Wichtigste ist es, anzufangen, die ersten Schritte zu gehen und deine eigenen Erfahrungen zu sammeln, wie es für dich sein kann und soll.

Dabei wird dich auch meine nächste Kolumne zum Thema "Pressegespräch und Pressekonferenz" unterstützen, die du alsbald hier lesen kannst.

Ich wünsche dir viel Freude beim Start ins öffentlichkeitswirksame Kommunizieren und bin für deine Fragen da.

Dein

Klaus Schaake

www.öffentlichkeitswirksam.de  


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Klaus Schaake 

Als Miterfinder und leitender Redakteur des StadtZeit Kassel Magazins kommt Klaus Schaake seit fast 20 Jahren mit einem sehr breiten Spektrum von lebensweltlichen Themen in Kontakt, die er über diese Publikation regelmäßig vermittelt.

Als Freiberufler berät er die Mitarbeitenden in Unternehmen, Organisationen und Projekten im Bereich "Öffentlichkeitsarbeit" und "Projektkommunikation". 

Mit dem "StadtLabor", der "StadtteilZeit" und der "Sprechzeit" hat der Kommunikationsexperte Podcast-Formate ins Leben gerufen, in denen er spannende Themen mit wechselnden Gesprächspartnerinnen und -partnern vertieft.

Seit Anfang 2019 vermittelt Klaus Schaake sein Wissen in Form von Seminaren, Workshops und Trainings und lehrt als Lehrbeauftragter an der Universität Kassel zum Thema "Public Relations".

www.öffentlichkeitswirksam.de 


Bildnachweis: Klaus Schaake 

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