Outlook beinhaltet einen Kalender mit verschiedenen Ansichten, einen Aufgabenbereich, eine Adressdatenbank und eine E-Mail-Verwaltung. Der Anwender wird aktiv in seiner Zeitplanung unterstützt z. B. durch die Erinnerungsfunktion in der Terminplanung. Die wichtigsten Einstellungen und Funktionen werden in diesem Artikel schrittweise vorgestellt.

Im Rahmen der Arbeitsplatzorganisation frage ich den Betroffenen regelmäßig nach dem Einsatz von elektronischen Zeitplanungssystemen. Dann höre ich oft: „Ich benutze Outlook für E-Mails, als Terminkalender und für meine Kontakte.“ Wenn dann noch einer sagt: „Ich benutze die Aufgabenfunktion bin ich begeistert.“ Es kann aber sein, dass die Begeisterung jäh abbricht, wenn ich mir die Aufgaben zeigen lasse und ich sehe, dass der Arbeitsplatzinhaber fünf Aufgaben eingetragen hat und davon 3 gestrichen (also erledigt) sind. Das war dann höchstens ein Versuch, mit der Aufgabenfunktion von Outlook zu arbeiten und dabei ist es dann geblieben.

Aufgaben mit Outlook managen

Im Büro gibt es viele Aufgaben, die auf Zuruf vom Chef, Kollegen oder Kunden zu erledigen sind. Anstelle der bisherigen gelben Klebezettel ist Outlook mit den Aufgaben ein sehr gutes Hilfsmittel für jeden. Sie vergessen in Zukunft nichts mehr und Ihre Zettelwirtschaft entfällt.

Wie gehen Sie vor?

1. Tragen Sie alle Tätigkeiten und Ideen in Outlook als Aufgabe ein. Ausnahmen von diesem Prinzip sollten sein: Arbeiten, die Sie gleich erledigen und Arbeiten, die nicht länger als fünf Minuten Zeit in Anspruch nehmen.

2. Wählen Sie in der Outlook-Leiste das Symbol für „Aufgabe“ aus.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.

4. In das leere Aufgabenformular tragen Sie ein:

Betreff: Er legt die Bezeichnung der Aufgabe fest und erscheint in der Aufgabenliste.

Fällig am: Mit diesem Datum wird festgelegt, bis wann die Arbeit erledigt sein soll. Überfällige Aufgaben werden in der Kalenderdarstellung rot gekennzeichnet.

Erinnerung: Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion. Das Programm erinnert Sie daran, die Aufgabe an einem bestimmten Tag fertig zu stellen. Möchten Sie die Aufgabe vorzeitig beginnen? Dann legen Sie die Fälligkeit vor das Enddatum.

Kategorien: Geben Sie immer eine Kategorie an. Sie erleichtern sich damit Ihre Arbeit, denn Sie können mehrere Aufgaben zusammenfassen. So behalten Sie einen besseren Überblick. Löschen Sie die voreingestellten Kategorien und legen Sie eigene Kategorien für Ihre Aufgaben an. Dabei gilt: Weniger ist mehr! Sonst stehen in den Kategorien nur einzelne Aufgaben und die zusammenfassende Funktion entfällt.

Notizen: Die zusätzlichen Informationen rund um die Aufgabe tragen Sie in das große Textfeld ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“. Ihre neue Aufgabe wird automatisch im Ordner „Aufgaben“ abgelegt.

Herzlichst
Ihre
Brigitte Jahn

www.bueromanagement-jahn.de

*ÜKL (Kurzform von ÜberhauptkeineLust)

ÜKL kam als kleiner ÜberhauptKeineLust zur Welt, ist aber mittlerweile ein ausgewachsener ÜberhauptKeineLust – und als solcher lässt er sich mit Vorliebe überall dort nieder, wo er am wenigsten gestört wird. Raten Sie mal, wo in Ihrem Büro das ist? Richtig, in allen Ecken, in denen keine Ordnung herrscht und auf den größten Papierstapeln. Er weiß, dass er dort ein verhältnismäßig ruhiges Dasein genießen kann. Sie haben es in der Hand, ihm das Leben so ungemütlich wie nur möglich zu machen – sorgen Sie für Ordnung, vermeiden Sie Papierstapel, räumen Sie auf.

Wer möchte kann sich bei mir kostenlose ÜKL-Aufkleber anfordern.