Frank-Michael Rommert

Die Wiedervorlage

Intelligentes Büromanagement mit der MAPPEI-Methode

Frank-Michael Rommert

Trainer sind nicht selten „Einzelkämpfer“, die ihre Termine, Buchhaltung und Akquise allein zu stemmen haben. Bei der Flut an kleinteiligen Aufgaben werden dann schon mal fällige Überweisungen vergessen, das Hotel nicht rechtzeitig gebucht oder die Steuererklärung zu spät abgegeben. Mit der Wiedervorlage von MAPPEI vergessen Trainer ab sofort keine Termine mehr.

Manche Akten bzw. Vorgänge müssen zu einem bestimmten Termin vorliegen. Das können zum Beispiel Angebote für Seminarveranstaltungen sein, die Sie nachfassen müssen, die Einladung zur Veranstaltung eines Trainerverbandes oder die Unterlagen für die Telefonkonferenz mit einem Trainerkollegen in der kommenden Woche. Was können Sie nun tun, um nichts zu vergessen und alle Unterlagen im richtigen Moment zur Hand zu haben? Manche lösen es so: Sie verteilen alle Papiere stapelweise auf dem Tisch, damit sie im Blick sind. Besonders praktisch ist dieses Vor­gehen nicht – denn nach und nach werden die Papiertürme auf dem Schreibtisch immer höher und die darin schlummernden Termine ver­streichen unbeachtet.

So vergessen Sie keine Terminsachen mehr!

Die Organisationsmittel von MAPPEI sind eine brauchbarere Alternative zur chaotischen Stapelmethode auf Ihrem Schreibtisch. Für eine Wiedervorlage benötigen Sie 31 Leitkarten für die Tage sowie 12 Leitkarten für die Monate. Durch die Reiter „Januar“ bis „Dezember“ sowie „1“ bis „31“ werden die Vorgänge und Aufgaben nach Terminen gegliedert. Der laufende Monat steht immer vorne, gefolgt vom aktuellen Tag.

Es funktioniert so: Jeden termingebundenen Vorgang ordnen Sie in die Wiedervorlage ein – hinter den Reiter des entsprechenden Tages. Haben Sie beispielsweise ein Angebot an einen potenziellen Kunden geschickt und wollen am 11. nachhaken, stellen Sie die Mappe mit dem Angebot hinter die 11. Nun kann es sein, dass sich der Kunde unvorhergesehen schon vorher bei Ihnen meldet, sagen wir am 7. des Monats. Auch das ist kein Problem, denn bei der Wiedervorlage von MAPPEI sind Ihre Vorgänge immer im direkten Zugriff – schließlich sind die Beschriftungen der Mappen jederzeit sichtbar. Sie überfliegen einfach die Reiter der entsprechenden Farbe (z.B. Gelb für „Kunden Vortragsthema 1“) und haben durch die alphabetgenaue Position des Reiters die
gewünschte Mappe innerhalb weniger Sekunden zur Hand.

Leitkarten schaffen Struktur

Eine Möglichkeit, mit der Sie eine nützliche Wiedervorlage realisieren können, funktioniert mit Hilfe von Leitkarten. Hier werden ausschließlich Mappen eingestellt – einzelne Zettel haben hier ab sofort keine Chance mehr. Und das funktioniert so:

1. Für jeden Tag sowie für jeden Monat gibt es eine Leitkarte. Dahinter stellen Sie alle Mappen ab, die am jeweiligen Tag bearbeitet werden. Damit stehen alle zu einem bestimmten Termin fälligen Vorgänge kompakt beieinander. Die Vorgänge wandern im Laufe der Zeit automatisch nach vorn. Benötigen Sie zu einem späteren Termin eine bestimmte Mappe, dann stellen Sie diese Mappe hinter die entsprechende Tages-Leitkarte. Was Sie mehr als 30 bzw. 31 Tage im Voraus terminieren wollen, stellen Sie hinter die entsprechende Monats-Leitkarte. Zum Monatsbeginn sehen Sie diese Mappen auf den ersten Blick und stellen sie entsprechend zu den passenden Tagen. Haben Sie die Mappe an dem entsprechenden Termin bearbeitet, kommt sie nicht wieder in die Wiedervorlage, sondern an ihren normalen Ablageplatz.

2. Die sogenannten PRESTIGE-Mappen aus Kunststoff  oder Mappen aus Polypropylen eignen sich vor allem für Vorgänge, die nur temporärer Natur sind – etwa für Seminar-Angebote, bei denen unklar ist, ob aus ihnen ein Auftrag wird. Das Angebot kann dann in die Wiedervorlage gestellt werden, um das Nachfassen nicht zu vergessen. Entsteht aus dem Angebot ein Auftrag, wird eine Ordnungsmappe für diesen Auftrag angelegt und die Aktionsmappe ist frei. Sie kann nun wieder verwendet werden. Die Aktionsmappen haben eine angeschweißte Läuferschiene. Auf ihr befindet sich ein Beschriftungsläufer, der sich leicht auf die korrekte Position schieben lässt. Sie können sie mit einem Allstoffschreiber beschriften. Diese Beschriftung kann mit einem Spezialradierer oder
einem Löschset leicht wieder entfernt werden.

Fazit

Mit der MAPPEI-Wiedervorlage vergessen Sie keine Terminsachen mehr. Die leitkartenbasierte Wiedervorlage kann sinnvoll sein, wenn sie von Ihnen zur Tagesplanung genutzt wird. Mit einem Blick sehen Sie grob, wie viel Freiraum Ihnen am jeweiligen Tag bleibt bzw. wie voll die kommenden Tage schon sind.  Zudem haben Sie alle Unter­lagen sofort zur Hand. Es geraten nur die Unter­lagen und Aufgaben in Ihr Blickfeld, die Sie heute brauchen. Wichtig dabei ist allerdings, dass Sie die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich abarbeiten. Wird ein Ablagesystem immer dicker, weil Sie es zum Aufschieben benutzen, missbrauchen Sie es.

Und noch ein Tipp zum Schluss: Gehen Sie schon am Vorabend den nächsten Tag durch. Falls Sie für die Tagesaufgaben auf Ihrem Schreibtisch eine Ordnungsbox verwenden, stellen Sie die Mappen für den kommenden Tag dort hinein. Ein weiterer Vorteil des MAPPEI-Systems: Wenn Sie eine Akte suchen, müssen Sie maximal an zwei Stellen nachsehen – in der Wiedervorlage oder an ihrem eigentlichen Platz. Papierberge sind also ab sofort Geschichte.

Buchtipp

FRANK-MICHAEL ROMMERT: Ordnung ohne Stress. Der Effizienzvorsprung im Büro mit der MAPPEI-Methode, 224 Seiten, 29,90 EURO
ISBN: 978-3-86936-051-5 .

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Der Autor:

Frank-Michael Rommert ist Verleger der Bücher zur UPTODATE-Offensive für erfolgreiche Unternehmensführung. Die Unterlagen seines Büros organisiert er seit Jahren mit MAPPEI. Als Buchproduzent bewältigt er damit erfolgreich ganze Papierberge. Detailinformationen zur MAPPEI-Methode erhalten Sie unter:  www.mappei.com.