Eine Präsentation ist eine Präsentation ist eine Präsentation… und kann doch soviel mehr sein, wenn sie mit kreativem Know-how und technischer Raffinesse erstellt wurde. Das Publikum erreicht sie aber nur, wenn auch der Mensch mit Herz und Verstand hinter den Inhalten steht und diese gekonnt vermittelt.

A Analyse

Die Arbeit an einer Präsentation sollte immer mit einer Analyse beginnen, auch dann, wenn der Vortrag bereits einmal gehalten wurde. Mit dieser Form der Selbstüberprüfung bleibt man zielorientiert und beschäftigt sich jedes Mal mit dem wichtigsten Bestandteil einer Präsentation: dem Zuschauer! Das vorgestellte Thema sollte ja bestmöglich verstanden, akzeptiert und gefördert werden, was nur möglich ist, wenn die Präsentation das Publikum erreicht – inhaltlich wie auch optisch.

B Best Business Presentations

Werden Geschäftspräsentationen erstellt, sollen diese natürlich immer das Optimum darstellen, sprich den Zuschauer möglichst umfassend informieren und auch zielführend überzeugen. Der Maßstab einer Best Business Presentation wird durch fünf Bereiche definiert: 1. Das Inhalt soll aussagestark sein, d. h. die Kernbotschaften transportieren. 2. Die Aufbereitung des Inhalts soll zielführend sein, sowohl im Konzept als auch in der Umsetzung. 3. Die technische Realisierung soll brillant sein. 4. Die Präsentation soll die Zuschauer emotional ansprechen. 5. Die Präsentation soll aber auch ebenso rational überzeugen.

C Charts

Das Chart bzw. die Folie ist in Präsentationsprogrammen eine Seite oder eine Fläche, die Texte, Bilder, Animationen, Videos etc. enthält. Die Größe der Fläche bzw. der Folie legt der Benutzer fest. Eine Folge von mindestens zwei Charts wird als Präsentation bezeichnet. Ein klassisches Chart besteht aus Überschrift (Headline), Unterüberschrift (Sub-Headline) sowie einzelnen Aufzählungspunkten. Ein Chart kann aber auch nur ein Bild oder ein Video enthalten.

D Diagramme

Keine Präsentation ohne Zahlen, Tabellen, Diagramme. Diese sollten so aufbereitet sein, dass man sie gut verstehen und sich erinnern kann. Multimediapräsentationen eignen sich hervorragend dazu, auch komplexe Tabellen und Diagramme zu zeigen. Diagramme basieren auf Vergleichen oder – anders ausgedrückt – auf Werten, die zueinander in ein Verhältnis gesetzt werden. Wichtigste Frage in diesem Zusammenhang ist: Welchen Schluss soll der Zuschauer aus dem Diagramm ziehen?

E Einsatzgebiet

Wichtige Frage vor der Erstellung einer Präsentation ist die nach dem Einsatzgebiet. Auf welcher Veranstaltung oder bei welcher Messe soll die Präsentation laufen? Möglichkeiten gibt es viele: Vortrag bei einem (internationalen) Kongress, Vertriebsmeeting oder gar als Give-Away per Visitenkarten-CD-Rom. Die Frage nach dem Einsatzgebiet lässt Rückschlüsse auf die Zielgruppe zu, erleichtert die Einordnung des Publikums und beeinflusst somit den Inhalt und die optische Gestaltung.

F Flexibilität

Multimediapräsentationen zeichnen sich durch doppelte Flexibilität aus. 1. Mit nur einem Gerät (Laptop/Rechner mit Beamer) kann der Präsentator effektiv, effizient und wirtschaftlich arbeiten. Alle Funktionen werden per Fernbedienung und nicht mehr mit verschiedenen Steuereinheiten bedient. Der Vortragende kann sich frei im Raum bewegen. 2. Inhaltliche Konzepte sind nach der Ersterstellung nicht festgeschrieben. Aktualisierungen, Korrekturen und Änderungen sind mit geringem Aufwand zeitnah zu realisieren. Auch noch wenige Minuten vor dem Vortrag lassen sich Textzeilen ergänzen oder ganze Folien ausblenden.

G Generalprobe

Die Präsentation ist fertig gestellt - jetzt kann’s losgehen. Oder doch nicht? Eine Generalprobe ist unerlässlich – bei wichtigen Präsentationen wie bei Konferenzen immer mindestens einen Tag vorher. Dann gibt es ausreichend Zeit, Probleme zu lösen. Bei kleineren Veranstaltungen genügt es, die Generalprobe, abhängig von dem weiteren Ablauf der Veranstaltung, eine Stunde vorher durchzuführen. Es kann immer sein, dass das Bild, die Schriftarten, der Ton, die Videoeinspielung etc., nicht richtig funktionieren. Eine Prüfung lohnt sich also in jedem Fall.

H Hervorhebungen

Hervorheben bedeutet einfach ausgedrückt, dass einzelne „Teile“ einer Folie in den Fokus gerückt werden. Z.B. wird ein Wort, ein Satz, ein Teil eines Bildes oder ein Aufzählungselement in den Vordergrund gestellt. Für dieses „highlighten“ bieten sich u. a. folgende Techniken an: Zoom-Technik oder Färbe-Technik sind ebenso möglich wie ein Spoteffekt (Unwesentliche Bereiche werden abgedunkelt. Der Fokus ist auf die hellste Stelle auf der Folie gerichtet). Bei einem Framing wird das wichtigste Detail umrahmt, beim Pointing deutet ein Pfeil oder ein anderes Symbol auf den wichtigen Bereich hin.

I Informationsgehalt

Der Informationsgehalt muss an den am wenigsten in­formierten Teilnehmern ausgerichtet sein. Die Anzahl der Personen bestimmt außerdem den Detaillierungsgrad der Information. Je größer das Publikum, desto niedriger sollte die Informationsdichte eines Charts sein. Je kleiner das Publikum, desto größer kann die Informationsdich­te sein. D. h. bei großem Publikum sollten große Schriftarten, viel Bildin­formation, we­nig Textinformation gegeben werden. Texte sollten plakativ und prägnant sein. Bei kleinerem Auditorium können Informationen sowohl in­haltlich als auch gestalterisch in die Tiefe gehen.

J Joy-Breaks

Je nach Thema bietet es sich an, so genannte „Joy-Breaks“ einzusetzen. Das sind kurze Pausen von ein bis zwei Minuten während der Präsentation, die der Entspannung dienen und den Zuschauern Spaß machen sollen. In dieser Pause werden kleine animierte Cartoons, lustige Videosequenzen oder auch spaßige Bilder gezeigt. Gerade bei längeren Vorträgen, bei Schulungen, Trainings oder Workshops bieten sie sich an, denn das Kurzzeitgedächtnis des Menschen nimmt nur ca. 15 bis 20 Minuten Informationen auf. Wenn dann eine Pause kommt, die das Gehirn ablenkt bzw. zurücksetzt („resettet“), kann die Informationsaufnahme erneut beginnen.

K Konzept

Das Konzept ist wesentlicher Bestandteil und das Gerüst einer Multimediapräsentation. Im Konzept werden Inhalte festgelegt und schriftlich fixiert. Dazu gehören neben der Agenda (Gliederung) oder dem roten Faden auch die konkreten Texte und Umsetzungsideen zu einzelnen Charts. Bildmotive werden ebenso entwickelt wie Animationen und Audio-/Video-Passagen. Das Konzept beschreibt also verbal, was nachher visuell und auditiv transportiert werden soll und gibt Hinweise zu dem wie. Die Konzeptphase beinhaltet Ideenfindung, Strukturierung, Dramaturgie, Didaktik, Spezialpräsentationsformen, Multimediaelemente, Inhalt mit Rhetorik und Dialektik.

L Layout

Auf der Mastervorlage (Layout) sind eine Vielzahl von Parametern festgelegt, die der Präsentation Einheitlichkeit und Kontinuität geben. Dazu gehören Schriftart, Schriftgröße, Aufzählungszeichen, Hintergrundmotiv, Farben, Positionen (Anordnung auf der Folie), Hervorhebungen auf Charts, Titelcharts usw. Warum setzt man Mastervorlagen ein? Der wichtigste Grund ist der, dass Parameter nur einmal gestellt werden müssen. Z.B. sind die Position, die Schrift, die Farbe des Titels auf allen Folien immer gleich. Es lässt sich also eine Menge Zeit sparen, da nicht auf jeder Folie jeweils alle Einstellungen wieder vorgenommen werden müssen. Ein weiterer Vorteil: Der Zuschauer lernt sehr schnell den Aufbau der Charts kennen und hat dadurch den subjektiven Eindruck einer logischen Struktur der Gesamtpräsentation.

M Multimediapräsentationen

Multimediapräsentationen sind aus der Verschmelzung verschiedener Anwendungen, Geräte und Medien zur Präsentation von Inhalten entstanden. Sie sind die ideale Darstellungsform, um unterschiedlichste Inhalte optimal zu präsentieren, Botschaften zu senden und Emotionen zu wecken. Je nach Zielsetzung variieren Mittel und Wege, dieses Ziel zu erreichen. Neben der Vielfalt der integrierbaren Medien, geschieht dies durch die fallspezifische Verknüpfung von Medien und Informationen.

N Nah- und Fernmedien

Warum wirken gedruckte Medien nicht in elektronischer Form als Multimediapräsentationen und umgekehrt? Für die Wirkung ist wichtig zu wissen, dass Multimediapräsentationen für Vorträge, Messen und Veranstaltungen zu den Fernmedien gehören und dass Gedrucktes zu den Nahmedien zählt. Nahmedium bedeutet die Betrachtung aus geringem Abstand, man kann es in die Hand nehmen, es ist für eine, maximal zwei Personen gedacht, es kann weitergegeben werden, und es ist mit allen Sinnen (Sehen, Hören, Fühlen, Schmecken, Riechen) wahrnehmbar. Fernmedium bedeutet die Betrachtung aus größerem Abstand, es ist gut geeignet für viele Personen, hat eine hohe Signalwirkung, und man kann es nur sehen und hören. Das heißt auch, dass im Gegensatz zum Nahmedium mindestens zwei Sinne fehlen und diese ersetzt werden müssen. Ein Fernmedium erzielt also nur dann eine Wirkung, wenn:

  • alles lesbar ist,
  • die Darstellung für Fernmedien optimiert ist und
  • Wesentliches hervorgehoben wird.

O Ohne Fragen

Ohne Fragen geht es auch in Multimediapräsentationen nicht. Angefangen bei der Analyse über die Bestimmung der Ziele und Festlegung der Zielgruppen bis zur Gestaltung gibt es viele Fragen, die gestellt und beantwortet werden müssen. Erst dann ist es möglich, Präsentationen spannend aufzubauen und die in sie gesteckten Ziele auch zu erreichen.

P Präsentation

Präsentation bedeutet "Darstellung" oder "Darbietung" und kann sowohl eine Person als auch eine Sache betreffen. Eine Präsentation ist die zielgerichtete Aufbereitung von Informationen zur Darstellung von Inhalten für ein bestimmtes Publikum. Die Bandbreite reicht von der Darbietung von Waren im Supermarkt über die Internet-Präsenz (Hompage) bis zur Multimediapräsentation. Diese wird in allen Bereichen des Wirtschaftslebens eingesetzt, z. B. zur Veranschaulichung von Geschäftsentwicklungen, Unterstützung von Messeauftritten oder bei Pressekonferenzen.

Q Querdenken

Präsentationen und speziell Multimediapräsentationen haben immer auch etwas mit Kreativität zu tun. Querdenken kann da helfen, sich von der Masse abzuheben und die Zuschauer mit allen Sinnen zu verzaubern, mit allen technischen und persönlichen Möglichkeiten – immer natürlich der jeweiligen Situation angepasst – zu begeistern.

R Redemanuskript

Handouts sind keine Folien, und Folien sind keine Handouts! Und alles zusammen ist kein Redemanuskript! Handouts sind Ausdrucke, auf denen der Zuschauer nachlesen kann, was er gesehen hat. Sollen die Charts also gleichzeitig Handouts sein? Ist es sinnvoll, erst Charts und dann Handouts zu erstellen oder doch besser umgedreht? Die Erfahrung hat gezeigt, dass es einen guten Kompromiss gibt: Charts werden nach den Kriterien für Präsentationen konzipiert und gestaltet. Im Notizbereich werden weitere Informationen eingefügt, welche die Zuschauer nachlesen können. Das heißt, wenn die Notizseite, auf der auch das Chart zu sehen ist, ausgedruckt wird, hat der Zuschauer sein Handout. Die Notizseiten lassen sich zusätzlich nutzen, um das Redemanuskript zu den einzelnen Charts abzulegen. Werden also Handouts mit Notizseiten verteilt, empfiehlt es sich, zwei Versionen der Präsentation anzulegen, eine mit Redemanuskript und eine mit Notizen für die Teilnehmer.

S Spezialpräsentationen

Spezialpräsentationen sind besondere Formen der Multimediapräsentation. Ziel ist es, Zuschauer noch stärker zu involvieren, Inhalte noch besser zu erklären und verankern, Menschen noch mehr zu faszinieren, begeistern oder motivieren. Mit Spezialpräsentationen lässt sich also ein höherer Wirkungsgrad erzielen. Im Rahmen der Analyse- und Konzepterstellung macht es daher Sinn, Spezialpräsentationen mit in die Planung aufzunehmen, denn häufig bedarf es spezieller Rahmenbedingungen.

T Trends

Die Zukunftsprognosen für Präsentationen werden viele neue Anwendungsgebiete und Berufszweige er­schaffen. Wir werden eine neue Welt erleben. Eine Welt, in der Präsentationen schnell erstellt und überall verfügbar sind. Damit wird schlussendlich die Tradition der Präsenta­tion, die es schon seit tausenden von Jahren gibt, fortleben – technisiert und ausgefeilter, als es je Generationen zuvor gese­hen haben. Zwei Trends zeichnen sich ab: 1. Permanente Miniaturisierung der technischen Geräte bei steigender Bedienfreundlichkeit. 2. Immer schnellere Erstellung und Verfügbarkeit.

U Überschriften

Spannende und interessante Überschriften können die Wirkung einer Präsentation steigern. Das Interesse des Zuschauers muss schließlich erst einmal geweckt werden. Die Presse z. B. lenkt mit Überschriften die Aufmerksamkeit des Lesens auf die Zeitschrift und den Artikel. Anstelle „Umsatzentwicklung“ in der Überschrift zu schreiben, bietet sich deshalb in einer Präsentation ebenso an, die Headline „30 % mehr Umsatz“ zu benutzen. Auch Fragen in der Headline wirken ansprechend.

V Visualisierung

Die Visualisierung von Informationen ist eines der Hauptthemen in der Präsentationsgestaltung und Umsetzung. Entscheidende Fragen sind also: Welches Bild, welche Animation kann die Wirkung, die Aussage, die Erklärung, die Orientierung oder Stimulation für den Zuschauer verbessern?

W Wer Wie Was…

Der Begriff "Präsentation“ wird heute schon fast inflationär für dieses und jenes verwendet. Wir spre­chen von Internetpräsen­tation und gemeint ist die Internet-Präsenz oder Homepa­ge, von Verkaufspräsentation und gemeint ist z. B. die Darbietung von Waren im Su­permarkt oder von Messepräsentation und gemeint kann hier der Messestand oder die Mul­timediashow auf der Messebühne sein. Dabei bedeutet Präsentation immer nur eines: "Darstellung" oder "Darbietung". Prinzipiell lassen sich drei Ordnungsebenen identifizieren: Klasse, Art und Unterart. Klassen sind z. B. Informations- (ca. 20 %), Überzeugungs- (ca. 80 %) und Unterhaltungspräsentationen (im Geschäftsleben eher zu vernachlässigen). Präsentationsarten können den beiden Klassen zugeordnet werden. Überzeugungspräsentationen: Image-, Unternehmens-, Angebots-, Vertriebs-, Seminar-, Recruiting-, Entscheidungspräsentation u. a. Informationspräsentationen: Status- (Marke, Projekt, Wettbewerbssituation), Ergebnis- (Forschung, Studien), Schulung/Lehre/Trainings (Vorlesung) u. a.

X-Y-Z Ziele/Zielgruppe

Je klarer bei einer Präsentation ein bestimmtes Ziel definiert ist, umso genauer wird die Umsetzung der Präsentation und desto eher wird das Ziel erreicht. Welches Publikum hört zu? (Z.B. Fachpublikum, Kollegen, Vorgesetzte, Kunden, Interessenten, Stellensuchende, Mitbewerber etc.) Welche Vorkenntnisse bestehen bei der Zielgruppe? (Z.B. bestehen fachliche Kenntnisse, kennt die Zielgruppe sich im Fachvokabular aus oder gibt es nur oberflächliches Wissen etc.) Mit welchen Einstellungen kommt das Publikum zur Präsentation? (Z.B. kritisch, negativ, positiv, aufgeschlossen etc.) Welche Informationen erwartet Ihr Publikum? (Z.B. Zahlen und Fakten, Bilder oder überzeugende Argumente etc.) Wie kann das Publikum emotional erreicht werden? (Z.B. durch emotionale Videoclips, interessante 3D-Animationen, durch witzige Animationen und Darstellungen, durch faszinierende Effekte, durch Tonuntermalungen, durch überraschende Elemente, durch emotional gestaltete Folien etc.) Wie groß oder klein ist das Auditorium? Welche Berufsgruppen sitzen im Raum? Ist die Gruppe heterogen oder homogen? Gibt es zielgruppenspezifische Eigenheiten?


Matthias Garten, Dipl.-Wirtschaftsinformatiker

ist in der Geschäftsleitung der Präsentationsagentur smavicon Best Business Presentations tätig. smavicon ist heute eines der führenden Unternehmen in Deutschland, das sich ausschließlich mit Präsentationen beschäftigt. Schwerpunkte sind Beratung, Konzeption, Kreation und Umsetzung von Multimediapräsentationen sowie Trainings. Seit 1993 wurden mehr als 50.000 PowerPoint-Charts, über 150 VideoClips und Multimediaanwendungen für unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen entwickelt, wie Allianz, Merck, Nestlé, Paramount, Wella u. v. a. Matthias Garten gehört zu den Top100 Excellent Speakern, ist Präsentationsberater, Buchautor, Seminarcoach, Dozent, Prüfer, Innovationsmanager und bietet auch Seminare im Bereich Multimedia- und PowerPointPräsentationen, Storyboards und Kreativ-Techniken an.

Weitere Informationen erhalten Sie unter www.smavicon.de

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