Tipps zur Arbeitsorganisation

Erste Schritte:

Schaffen Sie Platz für die Neuorganisation und werfen Sie weg was Sie nicht mehr benötigen. Fragen Sie sich dabei aber nie: „Könnte ich das nochmal gebrauchen“ ? So werden Sie sich nie von etwas trennen. Fragen Sie sich besser:

- Wann habe ich es zum letzten Mal gesehen
- wüßte ich überhaupt, dass ich es habe
- ist es noch aktuell
- wie hoch wäre der Wiederbeschaffungswert, wenn ich es jetzt wegwerfe

Besorgen Sie sich Hängemappen oder ein ähnliches System  das Sie in Ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld unterbringen können und sortieren Sie Ihre aktuellen Unterlagen z.B. aus den Stapeln ein in:

  • Projektmappen
  • Informationen
  • Rücksprachemappen
  • Besprechungsmappen
  • Wiedervorlage

Zur noch schnelleren Auffindbarkeit kennzeichnen Sie gleiche Themen oder Vorgänge mit Farben, z.B.:

Projekt A: gelb
Projekt B: rot
Informationen: blau

Und nun optimieren Sie Ihre e-mail Kultur. Das Postfach sollte abends leer sein. Und so geht es:

  1. Formulieren Sie einen klaren Betreff
  2. Versenden Sie nur eine Nachricht pro Mail
  3. Legen Sie von noch zu bearbeitenden Mails Aufgaben an
  4. Hängen Sie längere Informationen in Form einer Datei oder einer Verknüpfung an
  5. Löschen Sie abgearbeitete oder unwichtige Mails sofort
  6. Nutzen Sie die „bcc“ Funktion, wenn Sie an einen größeren Verteiler schreiben
  7. Lassen Sie sich ggf. aus Verteilern löschen
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