Die verpflichtende elektronische eRechnungen ab 2025

Zusammenfassung

Hier sind die wichtigsten Punkte:

Verpflichtung ab 2025: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden, beginnt grundsätzlich ebenfalls 2025, wobei es einige Übergangsregelungen gibt, die den Unternehmen mehr Zeit zur Anpassung geben.

Formatanforderungen: Die E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Dies bedeutet, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden müssen, das ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen, und es können E-Rechnungen in anderen Formaten mit Zustimmung des Empfängers versendet werden. Ab 2027 gelten diese Erleichterungen nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen gemäß den neuen Vorgaben ausstellen und versenden.

Ausnahmen: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, für Fahrausweise und für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Diese Änderungen sollen dazu beitragen, die Mehrwertsteuerlücke in Deutschland zu schließen und die Digitalisierung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen voranzutreiben.

Quellen: (1) (2) (3)

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.

Das bedeutet, dass ab diesem Datum alle Unternehmen in Deutschland, die in Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen stehen (B2B-Bereich), gesetzlich verpflichtet sind, Rechnungen elektronisch zu empfangen, sofern diese Rechnungen der Norm EN16931 entsprechen. Diese europäische Norm legt bestimmte Standards für das Format und den Inhalt elektronischer Rechnungen fest, um deren Austausch und Verarbeitung zu erleichtern und zu vereinheitlichen.

Das Ziel dieser Vorschrift ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen effizienter und transparenter zu gestalten, wodurch auch die Bekämpfung von Steuerbetrug unterstützt wird. Unternehmen müssen daher ihre Systeme so anpassen, dass sie solche elektronischen Rechnungen empfangen und korrekt verarbeiten können. Dies ist ein Schritt in Richtung vollständige Digitalisierung des Rechnungswesens im Geschäftsverkehr.

Konkret umfasst die EN16931:

1. Strukturierte Daten: Die Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das automatisch von Buchhaltungssoftware gelesen und verarbeitet werden kann, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind. Das bedeutet, dass die Daten in der Rechnung in einer festgelegten Struktur und Reihenfolge präsentiert werden müssen, die von Computersystemen interpretiert werden kann.
2. Interoperabilität: Die Norm gewährleistet, dass elektronische Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und innerhalb verschiedener Länder der EU austauschbar sind, wodurch der grenzüberschreitende Handel erleichtert wird.
3. Automatisierte Verarbeitung: Durch die Einhaltung der Norm können Rechnungsdaten automatisiert in die Buchhaltungssysteme übernommen und verarbeitet werden, was Fehler reduziert und die Effizienz steigert.

Um eine Rechnung gemäß der Norm EN16931 zu erstellen, musst du sicherstellen, dass deine Rechnung in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format ausgestellt wird, welches automatisierte Verarbeitungen ermöglicht. Dies erfordert spezielle Software oder Dienstleistungen, die diese Standards unterstützen, wie z.B. Zervant oder sevDesk für XRechnungen.

Hier sind die Schritte, die du dabei beachten solltest, um eine eRechnung nach der DEN16931 zu erstellen:

1. Rechnungssoftware wählen: Nutze eine Rechnungssoftware, die EN16931-konforme Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Diese Programme ermöglichen es dir, alle nötigen Rechnungsdaten korrekt zu formatieren und sicherzustellen, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

2. Daten einpflegen: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Angaben in deiner Rechnung aufnimmst, darunter:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers und -empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsstellung
- Detaillierte Auflistung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte
- Ausgewiesene Mehrwertsteuer

3. Rechnung formatieren: Die Software wandelt deine Eingaben in ein strukturiertes Format um, das die Anforderungen der EN16931 erfüllt, wie etwa das XRechnungs-Format in XML oder das ZUGFeRD-Format, das XML-Daten in ein PDF integriert.

4. Rechnungsversand: Du kannst die Rechnung digital über E-Mail, durch hochladen auf entsprechende Plattformen oder andere elektronische Wege an den Empfänger senden. Beachte, dass bei XRechnungen und anderen elektronischen Rechnungen keine physischen Kopien erforderlich sind, solange die digitale Version alle erforderlichen Informationen enthält und gesetzeskonform ist.

5. Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorschriften gespeichert werden, was auch digitale Archivierungsmaßnahmen einschließt, um die Integrität und Zugänglichkeit der Daten über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinweg zu gewährleisten.

Diese Schritte gewährleisten, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und effizient zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden können, was zur Reduzierung von Verarbeitungsfehlern und zur Verbesserung der Transparenz im geschäftlichen Rechnungswesen beiträgt.

Quellen: (1) (2) (3) (4)

Ausnahmeregelungen

Die neuen Regelungen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2025 umfassen einige Ausnahmen, die es Unternehmen erlauben, unter bestimmten Bedingungen weiterhin traditionelle Rechnungsformate zu verwenden oder die E-Rechnungspflicht nicht anzuwenden. Hier sind die wichtigsten Ausnahmen und ihre Bedeutungen:

1. Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV): Rechnungen, deren Gesamtbetrag unter 250 Euro liegt, müssen nicht als E-Rechnungen ausgestellt werden. Diese Regelung soll kleinere Transaktionen vereinfachen und Unternehmen von der Notwendigkeit entlasten, für geringfügige Beträge komplexe elektronische Systeme zu nutzen. Kleinbetragsrechnungen enthalten oft weniger Details als umfangreichere Rechnungen, was den administrativen Aufwand weiter reduziert.

2. Fahrausweise (§ 34 UStDV): Fahrausweise, wie zum Beispiel Tickets für öffentliche Verkehrsmittel, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Diese Ausnahme trägt der Tatsache Rechnung, dass viele Fahrausweise bereits digital sind und eine sofortige Gültigkeit und Verfügbarkeit erfordern, die durch die zusätzlichen Anforderungen der E-Rechnung möglicherweise kompliziert würde.

3. Rechnungen an Verbraucher: Rechnungen, die direkt an Endverbraucher gerichtet sind (Business-to-Consumer, B2C), fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Diese Regelung reflektiert den unterschiedlichen Umgang mit Geschäfts- und Privatkunden, wobei letztere in der Regel nicht über die notwendige Infrastruktur verfügen, um E-Rechnungen in dem vorgeschriebenen Format zu empfangen und zu verarbeiten.

4. Steuerfreie Umsätze: Rechnungen über steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Dazu gehören bestimmte gesundheits- und bildungsbezogene Dienstleistungen sowie andere speziell steuerbefreite Aktivitäten, bei denen der Verwaltungsaufwand einer E-Rechnung im Verhältnis zum Nutzen als unangemessen betrachtet wird.

5. Besondere branchenspezifische Regelungen: In einigen Fällen können spezifische Regelungen oder Ausnahmen für bestimmte Branchen oder Situationen gelten, die von den Bundesländern oder aufgrund spezifischer gesetzlicher Vorgaben festgelegt werden.

Diese Ausnahmeregelungen sind entscheidend, um kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie speziellen Wirtschaftssektoren die Flexibilität zu bieten, die sie benötigen, ohne die finanzielle und administrative Last einer vollständigen Umstellung auf E-Rechnungssysteme tragen zu müssen. Sie tragen dazu bei, die Einführung der E-Rechnungspflicht realistisch und praktikabel zu gestalten, indem sie die Belastung für weniger kapitalkräftige oder technisch weniger ausgestattete Unternehmen minimieren.

Übergangsregelungen

Die Übergangsregelungen für die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 sind darauf ausgelegt, Unternehmen genügend Zeit zu geben, um die notwendigen Anpassungen in ihren Systemen vorzunehmen. Hier eine ausführliche Erläuterung der verschiedenen Aspekte dieser Regelungen:

Phase 1: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

In dieser Anfangsphase der Umstellung sind Unternehmen weiterhin berechtigt, sowohl Papierrechnungen als auch E-Rechnungen in Formaten auszustellen, die noch nicht den neuen Vorgaben der Norm EN16931 entsprechen. Dies soll Unternehmen ermöglichen, schrittweise auf die vollständige Umsetzung der E-Rechnungspflicht hinzuarbeiten, ohne abrupt alle bisherigen Prozesse umstellen zu müssen.

Wegfall der Priorität der Papierrechnung: Mit Beginn des Jahres 2025 wird die bisherige Priorität der Papierrechnung aufgehoben. Das bedeutet, dass die Akzeptanz von E-Rechnungen, die der Norm EN16931 entsprechen, zur Regel wird. Unternehmen sind nicht mehr verpflichtet, die Zustimmung des Empfängers einzuholen, um solche konformen E-Rechnungen zu versenden.

Zustimmung zu nicht konformen E-Rechnungen: Während dieser Übergangszeit ist jedoch zu beachten, dass, wenn Unternehmen weiterhin E-Rechnungen in anderen Formaten (z.B. PDFs) senden möchten, die explizite Zustimmung des Rechnungsempfängers benötigt wird. Dies stellt sicher, dass der Empfänger bereit und in der Lage ist, solche Formate zu verarbeiten.

Phase 2: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

In der zweiten Phase der Übergangsregelung wird die Erlaubnis, Papierrechnungen und nicht-konforme E-Rechnungen auszustellen, weiter eingeschränkt. Diese Regelungen gelten nur noch für Unternehmen, deren Jahresumsatz im Vorjahr weniger als 800.000 Euro betrug. Dies gibt kleineren Unternehmen mehr Zeit, die notwendigen Anpassungen vorzunehmen und unterstützt sie dabei, die Kosten und den Aufwand für die Umstellung zu minimieren.

EDI-Verbindungen: Für bestehende Electronic Data Interchange (EDI)-Verbindungen, die es Unternehmen ermöglichen, Rechnungsdaten elektronisch zu übermitteln, gibt es ebenfalls eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Während dieser Zeit dürfen weiterhin E-Rechnungsformate ausgetauscht werden, die nicht vollständig den neuen Vorgaben entsprechen. Dies betrifft vor allem Unternehmen, die bereits vor der Einführung der neuen Regelungen in großem Umfang elektronische Rechnungen ausgetauscht haben.

Diese Übergangsregelungen sollen eine flexible und stufenweise Anpassung an die neuen Vorschriften ermöglichen, um die Belastung für die Wirtschaft zu minimieren und gleichzeitig die Ziele der Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen zu fördern.

Infrastruktur zur Erstellung und Empfang von E-Rechnungen

Um ab 2025 die Anforderungen zur E-Rechnung in Deutschland effektiv zu erfüllen, sollten Selbstständige Trainer, Berater und Coaches eine geeignete Infrastruktur und Software einsetzen. Hier ist eine kommentierte Übersicht über einige Lösungen, die aufgrund ihrer Merkmale und Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen empfohlen werden:

ADDISON E-Rechnung von Wolters Kluwer: Diese Software ermöglicht es, E-Rechnungen zu empfangen, zu erstellen und zu lesen. Sie unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. ADDISON richtet sich an verschiedene Benutzergruppen, darunter Steuerkanzleien und mittelständische Unternehmen, und bietet eine Integration in Drittanbietersoftware. Dies könnte für Selbstständige interessant sein, die bereits Buchhaltungssoftware nutzen und ihre Systeme erweitern möchten.
Mehr erfahren auf der Website von ADDISON (Niederländisches Unternehmen)

Lexware: Ein weiterer Anbieter, der Software-Lösungen speziell für kleinere Unternehmen und Selbstständige bietet. Lexware hilft bei der Automatisierung des Rechnungsprozesses, einschließlich der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen, und unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Details finden Sie auf der Website von Lexware

Sage: Sage bietet Software-Lösungen an, die die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen gemäß den deutschen Gesetzen unterstützen. Sage könnte besonders für Selbstständige geeignet sein, die Wert auf eine umfassende Geschäftslösung legen, die Buchhaltung, Rechnungsstellung und Kundenmanagement integriert. Weitere Informationen auf der Sage-Website

Diese Software-Lösungen sind darauf ausgerichtet, den spezifischen Anforderungen von Selbstständigen zu entsprechen, indem sie Tools für die effiziente Handhabung von E-Rechnungen bieten und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Es ist empfehlenswert, dass Sie die genauen Funktionen und Preismodelle direkt bei den Anbietern erfragen, um die beste Wahl für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu treffen.

Fazit: Um die Übergangsregelungen und die vollständige Pflicht ab 2025 einzuhalten, sollten Unternehmen frühzeitig die passende Infrastruktur und Software implementieren. Dies schließt die Anschaffung oder Aktualisierung von Rechnungssoftware, die Einrichtung von EDI-Schnittstellen und die Sicherstellung der DSGVO-Konformität ein. Durch die frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren.