Jeder von uns war schon einmal in der Situation, einen Termin absagen zu müssen. Das ist auch üblicherweise nicht schlimm, es ist jedoch alles eine Frage des „WIE“ und „WARUM“.

WIE

Ganz entscheidend bei der Absage von Terminen ist:
1. Sagen Sie sofort ab, sobald Sie wissen, dass Sie einen Termin nicht wahrnehmen können
2. Sagen Sie nur im äußersten Notfall per E-Mail oder gar SMS ab – erweisen Sie Ihrem Gegenüber so viel Respekt, dass Sie telefonisch absagen. Sollten Sie nur einen Anrufbeantworter erreichen, sprechen Sie Ihre Nachricht auf Band mit dem Versprechen, sich noch einmal zu melden
3. Geben Sie Alternativen für einen nächsten Termin an!

WARUM

Sagen Sie häufiger Termine ab? Dann wird es Zeit, Ihr komplettes Terminmanagement zu überdenken, um herauszufinden, woran es liegt:
1. Schätzen Sie Zeiten, die Sie für die Anfahrt oder die Dauer von Terminen benötigen, falsch ein? Dann denken Sie immer an einen Zeitpuffer, den Sie sich einrichten – und das so lange, bis Sie geübter sind
2. Sagen Sie zu schnell zu, wenn jemand Sie um einen Termin bittet? Sichern Sie sich in Zukunft ab, indem Sie den Anfragenden kurz damit vertrösten, dass Sie Ihren Kalender zu Rate ziehen müssen. Fragen Sie dann a) ist der Termin wichtig, b) ist der Termin notwendig und c) haben Sie in absehbarer Zeit dafür einen Platz in Ihrem Terminkalender. Nehmen Sie nur Termine an, die für Sie wichtig und notwendig sind, prüfen Sie auch, ob Sie Termine delegieren können.
3. Führen Sie Ihren Terminkalender nicht richtig, so dass es zu Doppelbelegungen kommt? In diesem Fall hilft nur Disziplin, Disziplin und nochmals Disziplin – und das akribische Eintragen von zugesagten Terminen.
Denken Sie dabei auch immer daran, dass es nur eine Zeitlang funktioniert, Termine immer wieder abzusagen: Sie legen sie so nur in die Warteschleife, vertun Ihre wertvolle Zeit, quälen sich unbewusst mit einem schlechten Gewissen, machen sich selbst unnötig Stress und wirken auf Ihre Partner irgendwann auch unzuverlässig und unprofessionell.

Um dies zu vermeiden, lohnt sich doch ein wenig Terminhygiene!

 


Dieser Beitrag ist ein Service von Büro- und Managementservice Brigitte Jahn.

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 Büro- und Managementservice Brigitte Jahn
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