Egal, ob Sie für 1 Stunde oder für 1 Woche nicht am Arbeitsplatz sind: einem Anrufer sollten Sie immer mitteilen, warum er Sie gerade am Telefon nicht erreichen kann.

Hier die wichtigsten 3 Punkte, die Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters beachten sollten:

1. Schreiben Sie sich den Text vorher auf, damit Sie keine wichtigen Informationen vergessen.
2. Besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter mit der gleichen freundlichen Stimme, mit der Sie auch sonst mit Ihren Anrufern sprechen: konzentrieren Sie sich auf den Anrufer, nicht auf die Maschine.
3. Verzichten Sie auf Floskeln, die Sie im normalen Gespräch ja auch vermeiden würden wie z. B.: „Sie sprechen mit dem Anrufbeantworter von...", oder „Sprechen Sie nach dem Signalton...".

Wie wäre es mit folgender Ansage:

„Guten Tag, Sanitärhaus Wagner, hier spricht Claudia Wagner. Ich bin ab dem 1. Juli (ab morgen, ab 15 Uhr...) wieder für Sie da. In dringenden Fällen hilft Ihnen meine Kollegin Vera Klaasen unter der Telefonnummer 040 123456 von 08:00 bis 16:30 Uhr gerne weiter. Sie können mir auch gerne eine Nachricht hinterlassen. Ich werde mich nach meiner Rückkehr so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit (einen guten Tag, alles Gute...).

Noch ein Tipp, damit Ihre Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig über Ihre Abwesenheit informiert sind: Vermerken Sie rechtzeitig auf Ihrer Homepage und in Ihrer E-Mail Signatur, in welcher Zeit Sie nicht erreichbar sind:

„Bitte beachten Sie: Wir machen Urlaub vom 20. – 30. Juni."

 


Dieser Beitrag ist ein Service von Büro- und Managementservice Brigitte Jahn.

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