Die bis 31. 12. 2007 unterschiedlich zu beurteilenden Dienst- / Geschäftsreisen, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit, wurden mit Wirkung ab 01. 01. 2008 zu dem Sammelbegriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit zusammen gefasst. Für das Jahr 2009 ergibt sich diesbezüglich keine Änderung.
Um Reisekosten geltend machen zu können, ist es erforderlich, dass es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt. Was unter vorübergehend zu verstehen ist, wurde gesetzlich nicht geregelt. Ein Zeitrahmen von bis zu 18 Monate wird zurzeit noch als vorübergehend angesehen.
Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können folgende Kosten geltend gemacht werden:
Fahrtkosten
- Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe (Nachweise erforderlich)
- Fahrtkosten bei Nutzung eines eigenen Fahrzeuges in tatsächlicher Höhe oder mit der Pauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer
Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Auswärtstätigkeiten im Inland sind die Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anzusetzen und zwar für jeden Kalendertag der Abwesenheit von der Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit können die Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden.
Für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland können folgende Pauschalen angesetzt werden:
- Abwesenheit bis 8 Stunden 0 EUR
- Abwesenheit 8 bis 14 Stunden 6 EUR
- Abwesenheit 14 bis 24 Stunden 12 EUR
- Abwesenheit über 24 Stunden 24 EUR
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland wird der Verpflegungsmehraufwand durch Auslandstagegelder berücksichtigt. Diese werden in unterschiedlicher Höhe für jedes einzelne Land vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht.
Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten geltend gemacht werden. Diese Kosten sind durch Rechnungen (Hotel, Pension usw.) nachzuweisen. Beinhaltet die Rechnung auch Kosten für Verpflegung und sind diese nicht separat ausgewiesen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der reinen Übernachtungskosten zu kürzen und zwar
- um 20% für das Frühstück
- um je 40% für das Mittag- und Abendessen
des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegung bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.
Reisenebenkosten
Hierbei kann es sich um Telefongespräche, Straßenbenutzungsgebühren oder Parkgebühren handeln. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.
Durch die Einhaltung der neuen Regelungen vermeiden Sie Nachzahlungen durch Prüfungen von den Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt.
Willi Kreh
Steuerberater
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