Zwar wissen wir alle, dass eine aktuelle, das heißt regelmäßig geführte Adressdatei das A und O ist, wenn wir unsere Geschäftspost professionell versenden wollen. Soweit die Theorie. In der Praxis sieht es aber häufig so aus, dass erst zu besonderen Zeiten – wie zum Beispiel dann, wenn die Weihnachtspost verschickt werden soll – veraltete Daten in der Adressdatei entdeckt werden.

Spätestens jetzt ist es also empfehlenswert, die Adressdatei auf folgende Punkte zu überprüfen:

• Sind sämtliche neuen Geschäftspartner in der Datei aufgeführt (sehen Sie dazu die Bestellungen und Angebote seit Januar durch
• Gibt es Geschäftskontakte, die durch neue Geschäftsbeziehungen ersetzt wurden?
• Wurden Geschäftskontakte wegen Unstimmigkeiten eingestellt? Dann wäre es sicher unpassend, eine Weihnachtskarte zu verschicken.
• Genauso sieht es aus, wenn Ansprechpartner in Rente gegangen sind, das Unternehmen gewechselt haben oder sogar verstorben sind.
• Hat sich die Unternehmensform eines Geschäftskontakts verändert? Oder die Adresse?

Gehen Sie diese Punkte Schritt für Schritt durch, dann kommt auch Ihre Weihnachtspost an!

Dieser Beitrag ist ein Service von Büro- und Managementservice Brigitte Jahn.

Büro- und Managementservice Brigitte Jahn
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Wie schön wäre es doch, wenn jeder Servicetechniker mit offenen Augen und gespitzten Ohren durch die Werkshallen, die Büros und die Baustellen der Kunden ginge. Was könnte er da nicht alles wahrnehmen: Da werden alte Programme verwendet, für die es längst das dritte Software-Update gibt. Hier tritt Maschinenverschleiß auf, der mit präventiven Maßnahmen aus dem Service-Katalog zu reduzieren wäre. Dort kommt es zu Störungen durch mangelnden Pflegezustand, die mit einem Wartungsvertrag wohl verhindert worden wären. Ganz zu schweigen von den Chancen beim kurzen Plausch mit den Mitarbeitern am Kaffeeautomaten: Hier wird eine Erweiterung geplant, dort soll demnächst eine Maschine ersetzt werden, jener Hersteller hätte neulich mal seine neue Gerätegeneration präsentiert – das alles und noch viel mehr bekommt der Techniker ganz nebenbei mit.

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